การบริหารสต็อกวัสดุคงคลังภาครัฐ และแนวทางการทำบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ที่ถูกต้อง

การบริหารงานพัสดุในหน่วยงานภาครัฐไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์ชิ้นใหญ่หรือการขึ้นทะเบียนทรัพย์สินถาวรเท่านั้น แต่ยังมีงานอีกส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญและมีปริมาณการทำธุรกรรมเกิดขึ้นแทบทุกวัน นั่นคือ “การบริหารสต็อกวัสดุคงคลัง” (Inventory Management) และการทำบัญชีคุมพัสดุหรือ “บัตรควบคุมพัสดุ” (Stock Card)

เนื่องจาก “วัสดุ” (Supplies) เป็นพัสดุประเภทที่ใช้แล้วหมดไป สิ้นเปลือง หรือมีการเปลี่ยนแปลงสภาพในระยะเวลาอันสั้น การควบคุมปริมาณวัสดุให้เพียงพอต่อการใช้งานของหน่วยงาน ไม่ให้เกิดปัญหาของขาดแคลนจนงานสะดุด หรือมีของล้นคลังจนเสื่อมสภาพและสูญเสียงบประมาณโดยเปล่าประโยชน์ จึงเป็นหน้าที่สำคัญของเจ้าหน้าที่พัสดุทุกคน บทความนี้จะพาทุกคนไปเจาะลึกหลักเกณฑ์และวิธีปฏิบัติในการบริหารวัสดุคงคลังตามพระราชบัญญัติและระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 อย่างถูกต้องและครบถ้วน

สารบัญ

• ความสำคัญของการบริหารสต็อกวัสดุคงคลังภาครัฐ
• ความแตกต่างระหว่างวัสดุและครุภัณฑ์ในการควบคุมพัสดุ
• ขั้นตอนการบริหารสต็อกวัสดุคงคลังภาครัฐ
• การจัดทำบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ตามระเบียบพัสดุ 2560
• ตารางตัวอย่าง: การลงบันทึกในบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card)
• ปัญหาที่พบบ่อยในการบริหารสต็อกวัสดุและแนวทางแก้ไข
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารวัสดุคงคลัง

ความสำคัญของการบริหารสต็อกวัสดุคงคลังภาครัฐ

การบริหารสต็อกวัสดุคงคลังที่มีประสิทธิภาพส่งผลดีต่อหน่วยงานภาครัฐในหลายมิติ ดังนี้:

1. ความต่อเนื่องในการปฏิบัติงาน: ช่วยให้เจ้าหน้าที่และข้าราชการมีวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ หรือวัสดุเฉพาะทาง เช่น เวชภัณฑ์ น้ำยาเคมี พร้อมใช้งานอยู่เสมอโดยไม่มีการหยุดชะงัก
2. ประหยัดงบประมาณแผ่นดิน: ป้องกันการสั่งซื้อซ้ำซ้อนหรือซื้อวัสดุมาเก็บไว้มากเกินความจำเป็น (Overstock) ซึ่งอาจหมดอายุหรือเสื่อมสภาพไปก่อนได้ใช้งานจริง
3. โปร่งใสและตรวจสอบได้: การบันทึกรับ-จ่ายอย่างเป็นระบบช่วยป้องกันการสูญหาย การรั่วไหล หรือการนำวัสดุหลวงไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว ซึ่งสอดคล้องกับหลักธรรมาภิบาลของการบริหารพัสดุภาครัฐ
4. การวางแผนงบประมาณที่แม่นยำ: ข้อมูลการใช้วัสดุย้อนหลังจะช่วยให้หัวหน้าหน่วยงานสามารถตั้งงบประมาณและทำ แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการใช้งานจริง

ความแตกต่างระหว่างวัสดุและครุภัณฑ์ในการควบคุมพัสดุ

หลายหน่วยงานมักเกิดความสับสนในการจำแนกประเภทพัสดุระหว่าง “วัสดุ” และ “ครุภัณฑ์” ซึ่งส่งผลต่อวิธีการลงบัญชีควบคุมที่แตกต่างกัน โดยสรุปเปรียบเทียบความแตกต่างได้ดังนี้:

• วัสดุ (Supplies): คือ พัสดุที่โดยสภาพแล้วเมื่อใช้งานย่อมหมดไป สิ้นเปลือง เสื่อมสภาพ หรือเปลี่ยนรูปไปในระยะเวลาอันสั้น (มักมีอายุการใช้งานไม่เกิน 1 ปี) หรือพัสดุที่มีวงเงินไม่สูงมากตามเกณฑ์จำแนกประเภทงบประมาณ เช่น กระดาษ ปากกา หลอดไฟ ยางลบ ยางรถยนต์ โดยต้องควบคุมด้วย “บัญชีคุมวัสดุ” หรือ “บัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card)”
• ครุภัณฑ์ (Durable Articles): คือ พัสดุที่โดยสภาพมีลักษณะคงทนถาวร มีอายุการใช้งานยืนยาว (ปกติเกิน 1 ปีขึ้นไป) เมื่อใช้งานแล้วไม่สิ้นเปลืองหมดไป เช่น โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ เครื่องปรับอากาศ รถยนต์ส่วนกลาง โดยต้องควบคุมด้วย “ทะเบียนคุมครุภัณฑ์” และมีการคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ประจำปี

การจำแนกประเภทนี้ต้องอ้างอิงตาม “หนังสือจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณของสำนักงบประมาณ” ที่มีการปรับปรุงอัปเดตเป็นสำคัญ เพื่อให้ลงบัญชีคุมได้อย่างถูกต้อง

ขั้นตอนการบริหารสต็อกวัสดุคงคลังภาครัฐ

กระบวนการบริหารจัดการวัสดุคงคลังมีขั้นตอนการปฏิบัติงานหลัก 4 ขั้นตอน ดังนี้:

1. การรับวัสดุเข้าคลัง (Receiving)

เกิดขึ้นหลังจากคณะกรรมการทำการ ตรวจรับพัสดุ จากผู้ขายเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุหรือผู้รักษาคลังต้องดำเนินการตรวจสอบจำนวนและสภาพของวัสดุให้ตรงตามใบตรวจรับ จากนั้นทำการบันทึกข้อมูลรับเข้าในบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ทันที พร้อมทั้งจัดเก็บวัสดุเข้าที่ในคลังสินค้า

2. การจัดเก็บและการจัดหมวดหมู่ (Storage & Categorization)

ควรจัดเก็บวัสดุแยกตามหมวดหมู่ประเภทการใช้งาน เช่น หมวดเครื่องเขียน หมวดงานไฟฟ้าน้ำประปา หมวดคอมพิวเตอร์ และควรใช้วิธี FIFO (First-In, First-Out: เข้าก่อน-ออกก่อน) สำหรับวัสดุที่มีวันหมดอายุหรือเสื่อมสภาพได้ง่าย เพื่อป้องกันไม่ให้วัสดุเก่าตกค้างจนใช้งานไม่ได้

3. การจ่ายวัสดุ (Issuing / Dispatching)

การจ่ายวัสดุออกจากคลังต้องทำอย่างรัดกุม โดยหน่วยงานที่ต้องการใช้วัสดุต้องจัดทำ ใบเบิกพัสดุ เสนอผ่านหัวหน้างานเพื่อขออนุมัติเบิกจ่ายพัสดุ เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว เจ้าหน้าที่คลังพัสดุจึงจะจ่ายของออกไป และต้องลงบันทึกช่อง “จ่าย” ใน Stock Card เพื่อตัดยอดทันที

4. การสำรวจและตรวจนับประจำปี (Annual Inventory)

เช่นเดียวกับครุภัณฑ์ ตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ พ.ศ. 2560 กำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องแต่งตั้งผู้ตรวจสอบพัสดุเพื่อดำเนินการ ตรวจนับครุภัณฑ์และพัสดุประจำปี โดยตรวจสอบยอดวัสดุคงเหลือจริงในคลังเทียบกับยอดในบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ว่าตรงกันหรือไม่ หากมีผลต่าง (ของขาดหรือเกิน) ต้องรายงานหัวหน้าหน่วยงานเพื่อหาสาเหตุและดำเนินการตามขั้นตอนทางกฎหมายต่อไป

การจัดทำบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ตามระเบียบพัสดุ 2560

ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 กำหนดให้หน่วยงานรัฐต้องควบคุมพัสดุประเภทวัสดุไว้ในบัญชีคุมพัสดุหรือบัตรคุมพัสดุ โดยข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นต้องมีในบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ได้แก่:

• ชื่อหรือชนิดของวัสดุ: ระบุให้ชัดเจน เช่น “กระดาษ A4 80 แกรม”
• รหัสพัสดุ (ถ้ามี): เพื่อระบุและค้นหาในระบบได้ง่าย
• หน่วยนับ: เช่น กล่อง, รีม, เล่ม, ตัว, เครื่อง
• เกณฑ์ปริมาณขั้นต่ำและขั้นสูง (Min/Max Stock): เพื่อแจ้งเตือนจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)
• วัน เดือน ปี: ที่ทำรายการรับหรือจ่ายพัสดุ
• รายการรับ-จ่าย: ระบุเลขที่เอกสารอ้างอิง เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบตรวจรับ หรือใบเบิกพัสดุ
• จำนวนและราคาต่อหน่วย: สำหรับคำนวณมูลค่าของวัสดุในคลัง
• ยอดคงเหลือ: แสดงจำนวนสะสมหลังหักลบการรับ-จ่ายในแต่ละแถว

ตารางตัวอย่าง: การลงบันทึกในบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card)

เพื่อให้เห็นภาพการบันทึกข้อมูลอย่างชัดเจน ตารางด้านล่างนี้จำลองเหตุการณ์รับ-จ่ายวัสดุประเภทกระดาษถ่ายเอกสาร A4 ในคลังพัสดุ:

ปัญหาที่พบบ่อยในการบริหารสต็อกวัสดุและแนวทางแก้ไข

ในการทำงานจริง เจ้าหน้าที่พัสดุมักพบเจออุปสรรคต่าง ๆ ที่ทำให้สต็อกวัสดุไม่ตรงกับความเป็นจริง ปัญหาที่พบบ่อยมีดังนี้:

1. การลงบันทึก Stock Card ล่าช้า: เมื่อมีการจ่ายพัสดุออกไป บางครั้งเจ้าหน้าที่ไม่ได้บันทึกทันที ทำให้ยอดคงเหลือในบัตรกับของจริงไม่ตรงกัน
   • แนวทางแก้ไข: ควรกำหนดเป็นนโยบายว่าการรับและจ่ายต้องลงบันทึกภายในวันเดียวกัน หรือปรับเปลี่ยนมาใช้ ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล ที่ตัดยอดสต็อกอัตโนมัติทันทีที่มีการเบิกพัสดุผ่านแอปพลิเคชัน
2. วัสดุเสื่อมสภาพหรือหมดอายุก่อนใช้งาน: เกิดจากขาดการจัดเก็บแบบ FIFO และไม่มีระบบแจ้งเตือนเมื่อวัสดุใกล้หมดอายุ
   • แนวทางแก้ไข: จัดเรียงพัสดุโดยนำพัสดุที่รับเข้ามาก่อนวางไว้ด้านหน้าสุด และติดป้ายแจ้งวันหมดอายุของวัสดุนั้น ๆ ให้ชัดเจน
3. การสูญหายของพัสดุ: เนื่องจากคลังพัสดุไม่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีพอ บุคคลภายนอกเข้าออกได้ง่าย
   • แนวทางแก้ไข: จำกัดสิทธิ์การเข้าออกห้องคลังพัสดุเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเท่านั้น และติดตั้งกล้องวงจรปิดเพื่อตรวจสอบการเข้าออก

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารวัสดุคงคลัง

1. บัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) สามารถจัดทำในรูปแบบไฟล์คอมพิวเตอร์ เช่น Excel ได้หรือไม่? ได้ ตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ ปี 2560 เปิดโอกาสให้สามารถจัดทำบัญชีคุมพัสดุด้วยระบบคอมพิวเตอร์ได้ โดยต้องมีข้อมูลรายละเอียดครบถ้วนตามแบบฟอร์มมาตรฐาน และสามารถจัดพิมพ์รายงานออกมาเพื่อการตรวจสอบและลงชื่อรับรองได้เมื่อจำเป็น

2. หากตรวจนับพัสดุประจำปีแล้วพบว่ามีวัสดุสูญหายหรือขาดบัญชี ต้องทำอย่างไร? เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบพัสดุประจำปีจะต้องทำรายงานแจ้งต่อหัวหน้าหน่วยงานราชการทันที จากนั้นหัวหน้าหน่วยงานจะแต่งตั้งคณะกรรมการขึ้นมาสอบสวนหาข้อเท็จจริงว่าการสูญหายดังกล่าวเกิดจากอุบัติเหตุ ภัยธรรมชาติ หรือเกิดจากความประมาทเลินเล่อหรือทุจริตของเจ้าหน้าที่ หากพบผู้รับผิดชอบจะต้องดำเนินการทางวินัยและชดใช้ค่าเสียหายทางแพ่งต่อไป

3. วัสดุที่เสื่อมสภาพและใช้งานไม่ได้แล้วในคลัง ต้องจัดการอย่างไร? แม้จะเป็นวัสดุที่ใช้หมดไป แต่หากมีของเสียหรือเสื่อมสภาพเหลือคาคลัง ก็ต้องทำเรื่อง จำหน่ายครุภัณฑ์และพัสดุชำรุด ตามระเบียบพัสดุ โดยผ่านความเห็นชอบจากหัวหน้าหน่วยงานรัฐเพื่อตัดยอดออกจากบัญชีคุมวัสดุอย่างถูกต้อง ห้ามโยนทิ้งหรือทำลายโดยพลการโดยไม่มีเอกสารอนุมัติจำหน่ายเด็ดขาด

ยกระดับการบริหารสต็อกวัสดุคงคลังและบัตรควบคุมพัสดุด้วย Flowrix หมดปัญหาการทำบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) ด้วยมือหรือ Excel ที่สับสน ด้วย Flowrix แพลตฟอร์มบริหารพัสดุและครุภัณฑ์อัจฉริยะ ช่วยให้คุณจัดการสต็อกวัสดุคงคลังภาครัฐได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบยอดคงเหลือแบบเรียลไทม์ผ่านคลาวด์ รองรับระบบใบเบิกพัสดุออนไลน์ และอัปเดตยอดรับ-จ่ายใน Stock Card ทันทีโดยอัตโนมัติ พร้อมฟังก์ชันการแจ้งเตือนเมื่อวัสดุใกล้หมด ป้องกันปัญหาวัสดุขาดแคลนหรือตกค้างในคลังสินค้า เริ่มต้นจัดการวัสดุคงคลังอย่างมืออาชีพกับ Flowrix วันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• หลักเกณฑ์การจำแนกประเภทรายจ่ายตามงบประมาณ — สำนักงบประมาณ
• คู่มือการบริหารพัสดุภาครัฐสำหรับเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน — กรมบัญชีกลาง