ใบเบิกพัสดุ คืออะไร? ขั้นตอนการเบิกจ่ายและแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560

ในการปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการหรือองค์กรต่าง ๆ การจัดหาและแจกจ่ายวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน (เช่น กระดาษ ปากกา หมึกพิมพ์ หรืออุปกรณ์ทำความสะอาด) เป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญที่เกิดขึ้นทุกวันเพื่อขับเคลื่อนให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น เอกสารที่เป็นหัวใจสำคัญในการควบคุมการเคลื่อนย้ายพัสดุจากคลังสินค้าหรือห้องพัสดุกลางไปยังผู้ใช้งานจริงก็คือ “ใบเบิกพัสดุ”

สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุมือใหม่หรือบุคลากรในหน่วยงานทั่วไป บางครั้งอาจเกิดความสับสนเกี่ยวกับความสำคัญของเอกสารนี้ หรือสงสัยว่าเหตุใดการขอเบิกปากกาเพียงไม่กี่ด้ามจึงต้องมีขั้นตอนการเขียนใบเบิกพัสดุและต้องได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ บทความนี้จะพาทุกคนไปเจาะลึกความหมายของใบเบิกพัสดุ ความสำคัญในการควบคุมวัสดุคงคลัง ขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และความแตกต่างระหว่างการเบิกพัสดุประเภทต่าง ๆ

สารบัญ

• ใบเบิกพัสดุ คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
• ประเภทของพัสดุที่ใช้กระบวนการใบเบิกพัสดุ
• ตารางเปรียบเทียบ: ใบเบิกวัสดุสิ้นเปลือง vs ใบเบิกครุภัณฑ์
• ขั้นตอนการเบิกจ่ายพัสดุตามระเบียบพัสดุ 2560
• ข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องระบุในใบเบิกพัสดุ
• คำถามที่พบบ่อย

ใบเบิกพัสดุ คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร

ใบเบิกพัสดุ (Material Requisition Form หรือ Store Voucher) คือ เอกสารสำคัญที่ใช้สำหรับยื่นคำขอรับพัสดุหรือวัสดุอุปกรณ์จากคลังพัสดุของหน่วยงาน เพื่อนำไปใช้งานตามหน้าที่รับผิดชอบอย่างเป็นทางการ เอกสารนี้ถือเป็นหลักฐานทางกฎหมายและการบัญชีที่ยืนยันว่า ได้มีการย้ายพัสดุออกจากคลังพัสดุของหน่วยงาน และมอบหมายให้บุคลากรหรือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งเป็นผู้ครอบครองและใช้ประโยชน์

ความสำคัญของใบเบิกพัสดุในงานควบคุมคลังและการตรวจสอบภาครัฐ ประกอบด้วย:

1. เป็นหลักฐานการจ่ายพัสดุ: ใช้ยันยอดระหว่างทรัพย์สินที่เก็บอยู่ในคลังพัสดุจริงกับยอดใน บัตรควบคุมวัสดุ (Stock Card) หรือทะเบียนคุมพัสดุ ว่าพัสดุที่หายไปจากคลังนั้นถูกจ่ายออกไปให้ใครและใช้ทำอะไร
2. การป้องกันการทุจริตและการใช้ทรัพย์สินราชการผิดวัตถุประสงค์: เนื่องจากระบบเบิกพัสดุส่วนใหญ่กำหนดให้ต้องมีหัวหน้าหน่วยงานหรือผู้รับผิดชอบเป็นผู้อนุมัติการเบิกจ่าย จึงมั่นใจได้ว่าวัสดุอุปกรณ์เหล่านั้นถูกนำไปใช้ในงานราชการจริง ๆ
3. ช่วยการวางแผนงบประมาณและการจัดซื้อจัดจ้าง: ข้อมูลจากใบเบิกพัสดุจะช่วยให้เจ้าหน้าที่พัสดุทราบอัตราการใช้งานเฉลี่ยของวัสดุแต่ละประเภท (Consumption Rate) ซึ่งช่วยในการทำ แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี เพื่อให้มีจำนวนพัสดุสำรองที่พอเหมาะ ไม่มากเกินไปจนกลายเป็นสต็อกล้นคลังหรือน้อยเกินไปจนขาดแคลน
4. การตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอก: เมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) เข้าตรวจประเมินประจำปี เอกสารใบเบิกพัสดุที่ได้รับการลงนามครบถ้วนจะเป็นหลักฐานสำคัญที่ชี้แจงความเคลื่อนไหวทางบัญชีทั้งหมดของหน่วยงาน

ประเภทของพัสดุที่ใช้กระบวนการใบเบิกพัสดุ

การทำความเข้าใจประเภทพัสดุมีผลโดยตรงต่อเอกสารและขั้นตอนการควบคุม เนื่องจากทรัพย์สินราชการและเอกชนมีการแบ่งหมวดหมู่อย่างชัดเจนตามมูลค่าและอายุการใช้งาน:

• วัสดุสิ้นเปลือง (Office Supplies & Consumables): พัสดุประเภทนี้เมื่อใช้งานแล้วจะหมดไป แปรสภาพ หรือไม่คงสภาพเดิม เช่น กระดาษถ่ายเอกสาร ปากกา กาว น้ำยาล้างจาน หลอดไฟ หมึกเครื่องพิมพ์ พัสดุเหล่านี้จะเบิกออกไปโดยไม่มีการส่งคืนกลับคลังพัสดุ และจะนำมาตัดจ่ายออกจาก Stock Card ทันที
• วัสดุคงทนถาวร (Durable Materials): วัสดุที่มีลักษณะทางกายภาพคงทน แต่อาจมีอายุการใช้งานไม่ยาวนานมาก หรือราคาไม่สูงพอที่จะขึ้นทะเบียนเป็นครุภัณฑ์ เช่น เครื่องคำนวณเลขขนาดเล็ก แฟลชไดรฟ์ หรือเครื่องมือช่างพื้นฐาน แม้จะใช้ระบบใบเบิกพัสดุเช่นเดียวกัน แต่ในบางหน่วยงานอาจมีทะเบียนย่อยเพื่อติดตามตำแหน่งของวัสดุเหล่านี้
• ครุภัณฑ์ (Asset): เป็นพัสดุที่มีลักษณะคงทนถาวร มีอายุการใช้งานเกินกว่า 1 ปี และมีราคาค่อนข้างสูง (ตามระเบียบจัดประเภทของกรมบัญชีกลาง) เช่น คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน เครื่องปรับอากาศ รถยนต์ การเบิกจ่ายครุภัณฑ์จะไม่ได้ใช้ใบเบิกพัสดุทั่วไป แต่ต้องดำเนินการทำเอกสารส่งมอบและขึ้นทะเบียนบันทึกประวัติไว้ใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และต้องมีการทำ การโอนย้ายครุภัณฑ์ เมื่อมีการย้ายตำแหน่งใช้งาน

ตารางเปรียบเทียบ: ใบเบิกวัสดุสิ้นเปลือง vs ใบเบิกครุภัณฑ์

เพื่อให้เห็นความแตกต่างของการปฏิบัติงานด้านใบเบิกพัสดุและการลงทะเบียนคุมสำหรับพัสดุทั้ง 2 ชนิด ตารางด้านล่างแสดงการเปรียบเทียบเชิงขั้นตอนอย่างชัดเจน:

ขั้นตอนการเบิกจ่ายพัสดุตามระเบียบพัสดุ 2560

เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ขั้นตอนการเบิกจ่ายวัสดุและพัสดุในหน่วยงานมีกระบวนการมาตรฐาน 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้:

1. การยื่นความประสงค์ขอเบิก (Requisition)

ผู้ขอเบิก (ข้าราชการ พนักงานราชการ หรือเจ้าหน้าที่ผู้ได้รับมอบหมาย) จะต้องเขียนรายละเอียดลงใน ใบเบิกพัสดุ โดยระบุประเภทพัสดุ จำนวนที่ต้องการ และวัตถุประสงค์ของการนำไปใช้งานให้ชัดเจน พร้อมทั้งลงลายมือชื่อผู้เบิก

2. การตรวจสอบและอนุมัติ (Approval)

ใบเบิกพัสดุจะต้องถูกส่งไปยังผู้บังคับบัญชาชั้นต้น หรือหัวหน้ากลุ่มงาน/ฝ่าย เพื่อตรวจสอบความจำเป็นและความสมเหตุสมผลในการเบิกใช้งาน เมื่อหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบเรียบร้อยแล้วจะลงนามอนุมัติใบเบิก จากนั้นจึงส่งต่อให้ฝ่ายพัสดุเพื่อดำเนินการ

3. การตรวจสอบความพร้อมของพัสดุในคลัง (Stock Check)

เจ้าหน้าที่พัสดุผู้รับผิดชอบคลังสินค้าจะนำใบเบิกที่ได้รับอนุมัติมาตรวจสอบกับบัญชีหรือระบบโปรแกรมบริหารคลังพัสดุว่า พัสดุชนิดนั้นมีของพร้อมจ่ายหรือไม่ และมียอดคงเหลือเพียงพอต่อความต้องการของหน่วยงานหรือไม่มีประเด็นติดขัดใด ๆ

4. การตัดจ่ายบัญชีวัสดุ (Inventory Deduction)

ก่อนจะนำพัสดุออกจากคลังพัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องลงบันทึกใน บัตรควบคุมวัสดุ (Stock Card) เพื่อตัดยอดจำนวนวัสดุที่ถูกจ่ายออกไป โดยอ้างอิงเลขที่ใบเบิกพัสดุ วันที่จ่าย และยอดคงเหลือปัจจุบัน เพื่อให้ยอดบัญชีสอดคล้องกับทรัพย์สินบนชั้นวางของจริงเสมอ

5. การส่งมอบและการลงนามรับพัสดุ (Delivery and Sign-off)

เจ้าหน้าที่พัสดุจัดเตรียมพัสดุตามรายการที่ได้รับอนุมัติ และนัดหมายผู้เบิกเพื่อตรวจรับและรับมอบพัสดุ ณ จุดจ่ายพัสดุ โดยผู้เบิกและผู้จ่ายพัสดุจะต้องร่วมกันลงลายมือชื่อในช่องผู้รับของและผู้จ่ายของในใบเบิกพัสดุเพื่อเป็นการสิ้นสุดกระบวนการเบิกจ่ายพัสดุอย่างสมบูรณ์

ข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต้องระบุในใบเบิกพัสดุ

การออกแบบหรือเขียนใบเบิกพัสดุที่ดีและสอดคล้องกับการตรวจสอบของหน่วยงานภายในและภายนอก ควรมีรายละเอียดข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้ครบถ้วน:

• เลขที่ใบเบิก: เพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บไฟล์ อ้างอิง และสืบค้นย้อนหลัง
• วัน เดือน ปี ที่ขอเบิก: บันทึกเวลาเพื่อนำมาจัดลำดับการตัดสต็อกพัสดุ (เช่น ระบบเข้าก่อนออกก่อน หรือ FIFO)
• หน่วยงาน/แผนกที่ขอเบิก: ระบุฝ่ายหรือส่วนงานเพื่อให้เห็นค่าใช้จ่ายในการใช้วัสดุของแต่ละแผนก
• ชื่อและตำแหน่งของผู้ขอเบิก: เพื่อความโปร่งใสและตรวจสอบตัวบุคคลผู้รับผิดชอบพัสดุได้
• ตารางรายการพัสดุ: ประกอบด้วย ลำดับที่, รายการพัสดุ, หน่วยนับ, จำนวนที่ขอเบิก, จำนวนที่อนุมัติให้เบิก, และหมายเหตุ (ถ้ามี)
• ช่องลงลายมือชื่อที่จำเป็น:
  • ลายมือชื่อผู้ขอเบิก
  • ลายมือชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติ (หัวหน้าฝ่าย/กลุ่มงาน)
  • ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้จ่ายพัสดุ
  • ลายมือชื่อผู้รับพัสดุ (เมื่อได้รับมอบพัสดุแล้ว)

หากรายละเอียดเหล่านี้ตกหล่นไป โดยเฉพาะลายมือชื่อของผู้อนุมัติหรือผู้รับของ อาจส่งผลให้ใบเบิกพัสดุใบนั้นกลายเป็นเอกสารที่ไม่สมบูรณ์และเป็นข้อทักท้วงเมื่อมีการตรวจสอบบัญชีคลังพัสดุปลายปี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบเบิกพัสดุ

1. หากวัสดุสิ้นเปลืองที่เบิกไปแล้วเหลือใช้งาน สามารถนำกลับมาคืนคลังพัสดุได้หรือไม่? สามารถทำได้ โดยทั่วไปเรียกว่า “การส่งคืนพัสดุที่เหลือจากการใช้งาน” เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องทำหน้าที่รับมอบและลงบันทึกรับคืนใน Stock Card เพื่อเพิ่มยอดจำนวนพัสดุกลับเข้ามาในคลัง และแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่คนอื่น ๆ สามารถนำไปเบิกใช้ต่อเพื่อป้องกันไม่ให้อุปกรณ์ชำรุดหรือเสื่อมสภาพโดยเปล่าประโยชน์นอกคลังพัสดุ

2. สามารถเขียนใบเบิกพัสดุย้อนหลังได้หรือไม่ ในกรณีที่ต้องนำพัสดุไปใช้เร่งด่วน? ตามระเบียบปฏิบัติควรหลีกเลี่ยงการเบิกจ่ายก่อนเขียนเอกสาร เนื่องจากจะทำให้เกิดปัญหา “ยอดของจริงในคลังไม่ตรงกับ Stock Card ชั่วคราว” อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่มีเหตุจำเป็นฉุกเฉินและเร่งด่วนมาก เช่น งานซ่อมแซมโครงสร้างพื้นฐานที่เสียหายจากภัยพิบัติ เจ้าหน้าที่อาจนำของออกไปใช้งานก่อนภายใต้ความเห็นชอบด้วยวาจาของผู้อนุมัติ แต่ต้องรีบดำเนินการจัดทำใบเบิกพัสดุชดเชยเพื่อลงนามอนุมัติและตัดจ่ายสต็อกให้ถูกต้องภายในวันทำการถัดไป

3. การควบคุมใบเบิกพัสดุด้วยกระดาษกับระบบออนไลน์ต่างกันอย่างไร? การควบคุมด้วยกระดาษมักมีปัญหาเอกสารสูญหาย ลายมือชื่ออ่านไม่ออก ยอดพัสดุไม่ตรง และต้องนำประวัติมาคีย์ลง Excel หรือเขียนลงกระดาษ Stock Card ซ้ำซ้อน ขณะที่ระบบเบิกพัสดุออนไลน์จะตัดยอดสต็อกและเก็บรวบรวมประวัติการเบิกได้แบบอัตโนมัติ 100% ทำให้เห็นยอดคงเหลือที่แท้จริงแบบเรียลไทม์ และหัวหน้าฝ่ายสามารถกดอนุมัติการเบิกจ่ายได้ผ่านสมาร์ทโฟน สะดวกรวดเร็วและลดการใช้กระดาษในหน่วยงานลงได้มาก

เปลี่ยนการจัดการใบเบิกพัสดุจากกระดาษสู่ระบบดิจิทัล 100% ด้วย Flowrix หมดปัญหากระดาษใบเบิกหาย สต็อกไม่ตรง หรือต้องเสียเวลากรอกประวัติลง Stock Card ซ้ำซ้อน ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล Flowrix ช่วยให้หน่วยงานของคุณส่งคำขอเบิกพัสดุออนไลน์ผ่านสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ อนุมัติผ่านระบบได้ทันที พร้อมอัปเดตยอดคงคลัง (Stock Card) แบบเรียลไทม์ และแจ้งเตือนเมื่อวัสดุใกล้หมดคลังหรือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อขั้นต่ำ ช่วยให้เจ้าหน้าที่พัสดุลดเวลาทำงานและเพิ่มความโปร่งใสในการตรวจสอบตามระเบียบพัสดุ 2560 อย่างมืออาชีพ เริ่มต้นยกระดับการบริหารพัสดุของคุณด้วย Flowrix วันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กระทรวงการคลัง
• คู่มือการควบคุมและการบริหารพัสดุภาครัฐ — กองการพัสดุภาครัฐ กรมบัญชีกลาง
• แนวปฏิบัติและกฎหมายเกี่ยวกับการควบคุมภายในด้านงานคลังและพัสดุ — สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)