ขั้นตอนการโอนย้ายครุภัณฑ์ราชการ ระเบียบพัสดุ และการบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง

ในหน่วยงานราชการ “ครุภัณฑ์” หรือสินทรัพย์ถาวรต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องปรับอากาศ รถยนต์ส่วนกลาง หรือเครื่องมือเฉพาะทาง ไม่ได้ตั้งอยู่ ณ จุดเดิมหรืออยู่ภายใต้การดูแลของคนเดิมเสมอไป ตลอดอายุการใช้งานของครุภัณฑ์ มักจะเกิดเหตุการณ์ที่ต้องโยกย้ายตำแหน่งการใช้งาน เปลี่ยนตัวผู้รับผิดชอบ หรือแม้กระทั่งการโอนไปให้หน่วยงานราชการอื่นที่ต้องการใช้งานมากกว่า

การดำเนินการดังกล่าวเรียกว่า “การโอนย้ายครุภัณฑ์” ซึ่งถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในระบบการบริหารพัสดุภาครัฐ หากเจ้าหน้าที่ดำเนินการโอนย้ายครุภัณฑ์โดยไม่มีการลงบันทึกเป็นหลักฐาน หรือไม่ปรับปรุงทะเบียนคุมครุภัณฑ์ให้เป็นปัจจุบัน เมื่อถึงรอบ การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี ก็จะเกิดปัญหา “หาของไม่เจอ” หรือมีรายการสินทรัพย์ในบัญชีแต่ไม่มีตัวตนจริง ซึ่งเสี่ยงต่อการถูกทักท้วงจากสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.)

บทความนี้จะพาเจ้าหน้าที่พัสดุมือใหม่และผู้เกี่ยวข้องไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบ ข้อกฎหมาย ขั้นตอนการปฏิบัติงานทั้งการโอนภายในและการโอนภายนอก รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่จะช่วยให้การทำงานโปร่งใส ตรวจสอบง่าย และถูกต้องตามระเบียบพัสดุ 2560

สารบัญ

ประเภทของการโอนย้ายครุภัณฑ์ราชการ
กฎระเบียบพัสดุที่เกี่ยวข้องกับการโอนครุภัณฑ์
ตารางเปรียบเทียบการโอนย้ายภายใน vs การโอนย้ายจำหน่ายภายนอก
ขั้นตอนการโอนย้ายครุภัณฑ์ภายในหน่วยงาน
ขั้นตอนการโอนจำหน่ายครุภัณฑ์ภายนอกหน่วยงาน
การบันทึกบัญชีและอัปเดตทะเบียนคุมครุภัณฑ์หลังโอนย้าย
คำถามที่พบบ่อย

ประเภทของการโอนย้ายครุภัณฑ์ราชการ

เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้ถูกต้องตามขั้นตอน เราต้องจำแนกประเภทของการโอนย้ายครุภัณฑ์ออกเป็น 2 ประเภทหลัก ซึ่งมีข้อกำหนดและวิธีปฏิบัติที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ดังนี้:

1. การโอนย้ายภายในหน่วยงาน (Internal Relocation)

เป็นการเปลี่ยนสถานที่จัดวางหรือเปลี่ยนผู้ดูแลรับผิดชอบครุภัณฑ์ ภายใต้หน่วยงานหรือนิติบุคคลเดียวกัน เช่น การย้ายคอมพิวเตอร์จากกองอำนวยการไปยังกองคลัง หรือการเปลี่ยนตัวผู้ลงนามรับผิดชอบครุภัณฑ์เนื่องจากเจ้าหน้าที่คนเดิมเกษียณอายุราชการหรือย้ายตำแหน่ง การโอนประเภทนี้เป็นเพียงการย้ายสถานที่คุมและตัวบุคคลผู้ดูแลทรัพย์สิน โดยไม่มีผลกระทบต่องบการเงินรวมของหน่วยงานหลัก

2. การโอนพัสดุ/ครุภัณฑ์ภายนอกหน่วยงาน (External Transfer/Disposal)

เป็นการโอนสิทธิ์และตัวครุภัณฑ์ไปให้ หน่วยงานของรัฐแห่งอื่น หรือองค์การสาธารณกุศล ที่อยู่นอกโครงสร้างของหน่วยงานเรา การโอนในลักษณะนี้ตามระเบียบพัสดุจะถือเป็นรูปแบบหนึ่งของ “การจำหน่ายพัสดุ” (Asset Disposal/Write-off) เนื่องจากสิทธิ์การครอบครองและมูลค่าสินทรัพย์ตามบัญชีจะถูกตัดออกจากหน่วยงานผู้โอน และไปเพิ่มในบัญชีของหน่วยงานผู้รับโอน

กฎระเบียบพัสดุที่เกี่ยวข้องกับการโอนครุภัณฑ์

สำหรับการโอนย้ายครุภัณฑ์ออกนอกหน่วยงานนั้น จะถูกควบคุมภายใต้ ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หมวด 9 (การบริหารพัสดุ) ส่วนที่ 4 (การจำหน่ายพัสดุ)

ตาม ข้อ 215 ของระเบียบฯ กำหนดไว้ว่า เมื่อทำการสำรวจพัสดุประจำปีแล้ว หากพบว่าพัสดุชิ้นใดหมดความจำเป็น หรือหากใช้ในราชการต่อไปจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมาก ให้ดำเนินการจำหน่ายพัสดุนั้น โดยสามารถจำหน่ายได้ 6 วิธี ซึ่งหนึ่งในนั้นคือ “(3) โอน”

ระเบียบข้อ 215 (3) การโอน: “การโอน ให้โอนแก่หน่วยงานของรัฐ หรือองค์การสาธารณกุศลตามมาตรา 47 (7) แห่งพระราชบัญญัติ โดยให้มีหนังสือส่งมอบและตอบรับไว้เป็นหลักฐานด้วย”

นอกจากนี้ ในกรณีที่ครุภัณฑ์ยังมีสภาพดีและใช้งานได้ แต่หน่วยงานมีความประสงค์จะโอนเพื่อสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานอื่น หรือเพื่อประโยชน์ทางราชการสูงสุด ก็สามารถทำได้โดยได้รับอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานของรัฐของผู้โอนและผู้รับโอน

ตารางเปรียบเทียบการโอนย้ายภายใน vs การโอนย้ายจำหน่ายภายนอก

เพื่อแสดงให้เห็นข้อแตกต่างที่ชัดเจนระหว่างการโอนย้ายทั้งสองรูปแบบ สามารถพิจารณาได้จากตารางเปรียบเทียบนี้:

หัวข้อเปรียบเทียบ	การโอนย้ายภายในหน่วยงาน	การโอนจำหน่ายภายนอกหน่วยงาน
สถานะทางระเบียบพัสดุ	การบริหารพัสดุภายใน (ไม่มีการจำหน่าย)	การจำหน่ายพัสดุ (ตามระเบียบข้อ 215 (3))
ขอบเขตการย้าย	ระหว่างฝ่าย/กลุ่มงาน/กอง ภายในสังกัดเดียวกัน	โอนให้ต่างกรม, ต่างกระทรวง หรือองค์การกุศล
อำนาจการอนุมัติ	หัวหน้าฝ่าย/ผู้อำนวยการกอง หรือผู้ได้รับมอบหมาย	หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ (เช่น อธิบดี, ผู้ว่าราชการ)
ผลต่อทะเบียนคุมครุภัณฑ์	แก้ไขเฉพาะฟิลด์ “สถานที่ตั้ง” และ “ผู้รับผิดชอบ”	ลงบันทึก “จำหน่ายโดยวิธีโอน” และตัดยอดออกจากบัญชี
ผลต่องบการเงิน	ไม่มีผลกระทบ (มูลค่าสินทรัพย์รวมยังเท่าเดิม)	มูลค่าทรัพย์สินลดลง (ต้องบันทึกบัญชีตัดสินทรัพย์)
หลักฐานสำคัญ	ใบยืม/ใบโอนย้ายครุภัณฑ์ภายใน	หนังสือส่งมอบ และหนังสือตอบรับการโอน

ขั้นตอนการโอนย้ายครุภัณฑ์ภายในหน่วยงาน

การโอนย้ายภายในแม้จะไม่มีผลต่องบการเงิน แต่หากไม่ลงบันทึกจะทำให้การตรวจนับครุภัณฑ์ตอนสิ้นปีมีปัญหา โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้:

ผู้โอนและผู้รับโอนประสานงานกัน: เมื่อมีความต้องการใช้ครุภัณฑ์ข้ามฝ่าย เจ้าของเดิม (ผู้โอน) และผู้ต้องการใช้ใหม่ (ผู้รับโอน) จะต้องทำตกลงเห็นชอบร่วมกัน
จัดทำเอกสารขอโอนย้าย: เขียนบันทึกข้อความขอโอนย้ายครุภัณฑ์ภายใน หรือกรอก “ใบโอนย้ายครุภัณฑ์ภายใน” โดยระบุเลขครุภัณฑ์ รายการ สภาพของครุภัณฑ์ สถานที่ตั้งเดิม และสถานที่ตั้งใหม่ พร้อมลงนามรับทราบทั้งสองฝ่าย
เสนอหัวหน้างานอนุมัติ: นำเสนอเอกสารดังกล่าวต่อหัวหน้าหน่วยงานย่อยหรือผู้มีอำนาจภายในเพื่อรับทราบและอนุมัติการย้ายพิกัดพัสุ
ส่งมอบครุภัณฑ์จริง: ดำเนินการย้ายของและส่งมอบทรัพย์สินให้แก่ฝ่ายรับโอน
แจ้งเจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกข้อมูล: ส่งสำเนาเอกสารการโอนย้ายที่ลงนามสมบูรณ์แล้วให้เจ้าหน้าที่พัสดุกลาง เพื่อทำการอัปเดตข้อมูลสถานที่ตั้งและผู้ควบคุมดูแลใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ให้ตรงกับความเป็นจริง

ขั้นตอนการโอนจำหน่ายครุภัณฑ์ภายนอกหน่วยงาน

ขั้นตอนการโอนไปให้หน่วยงานอื่นภายนอกมีความเข้มงวดทางกฎหมายมากกว่า เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการโอนกรรมสิทธิ์ของหลวง โดยมีกระบวนการดังนี้:

การเสนอขอโอนหรือแจ้งความประสงค์:
- กรณีเราขอโอนออก: เจ้าหน้าที่พัสดุทำรายงานเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อขออนุมัติจำหน่ายครุภัณฑ์ที่หมดความจำเป็นโดยวิธีโอน และประสานงานหาหน่วยงานมารับโอน
- กรณีหน่วยงานอื่นขอรับโอน: หน่วยงานภายนอกที่ต้องการใช้ครุภัณฑ์จะส่งหนังสือราชการขอความอนุเคราะห์รับโอนครุภัณฑ์มายังหน่วยงานของเรา
ตรวจสอบและพิจารณาอนุมัติ: หัวหน้าหน่วยงานของรัฐพิจารณาว่าครุภัณฑ์ดังกล่าวหมดความจำเป็นต่อหน่วยงานเราจริง และการโอนเกิดประโยชน์แก่ราชการ จากนั้นจะลงนามอนุมัติให้จำหน่ายพัสดุโดยวิธีโอน
การนัดหมายและตรวจรับสภาพ: เจ้าหน้าที่ของทั้งสองหน่วยงานจะทำการตรวจนับจำนวน ตรวจสอบสภาพ และยืนยันความถูกต้องของ เลขครุภัณฑ์
จัดทำหนังสือส่งมอบและตอบรับ:
- หน่วยงานผู้โอนทำหนังสือส่งมอบครุภัณฑ์ ระบุรายการ เลขครุภัณฑ์ มูลค่าสินทรัพย์เริ่มต้น และ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์สะสม
- หน่วยงานผู้รับโอนลงนามตอบรับในหนังสือและส่งกลับคืน เพื่อเป็นหลักฐานทางกฎหมายตามระเบียบข้อ 215
ตัดบัญชีและอัปเดตทะเบียนคุม: เจ้าหน้าที่พัสดุลงบันทึกในทะเบียนคุมครุภัณฑ์ว่าได้ “จำหน่ายโดยการโอนให้หน่วยงาน…” พร้อมระบุวันที่และเลขที่หนังสือส่งมอบ จากนั้นส่งเรื่องให้งานบัญชีทำการลดยอดสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสะสมออกจากงบแสดงฐานะการเงิน

การบันทึกบัญชีและการอัปเดตทะเบียนคุมครุภัณฑ์หลังโอนย้าย

ในเชิงระบบบัญชีภาครัฐ (เช่น ระบบ GFMIS) การโอนย้ายครุภัณฑ์จำเป็นต้องบันทึกให้สอดคล้องกันเพื่อป้องกันปัญหาบัญชีไม่ตรงกับทรัพย์สินจริง:

การโอนย้ายภายใน: งานบัญชีไม่ต้องบันทึกรายการบัญชีใหม่ (Journal Entry) แต่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องแก้ไขรายละเอียดข้อมูลตำแหน่งและผู้ถือครองในทะเบียนคุมครุภัณฑ์ เพื่อให้ตอนตรวจนับปลายปี สามารถวิ่งเอกสารไปตรวจที่ห้อง/แผนกนั้น ๆ ได้ถูกต้อง
การโอนย้ายภายนอก:
- หน่วยงานผู้โอน: ต้องทำการเดบิต (Dr.) ค่าเสื่อมราคาสะสม และเดบิต (Dr.) ผลสะสมจากการแก้ไขข้อผิดพลาด/ขาดทุนจากการโอนสินทรัพย์ (หากมี) และเครดิต (Cr.) บัญชีครุภัณฑ์ออกไปตามราคาทุนเดิม เพื่อล้างยอดทรัพย์สินชิ้นนั้นออกจากงบการเงิน
- หน่วยงานผู้รับโอน: ต้องบันทึกรับโอนสินทรัพย์โดยเดบิต (Dr.) บัญชีครุภัณฑ์ตามราคาทุนเดิม และเครดิต (Cr.) ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมา พร้อมบันทึกเครดิต (Cr.) รายได้จากการรับโอนสินทรัพย์ เพื่อให้มูลค่าและอายุการใช้งานที่เหลือสอดคล้องกับผู้โอนเดิม

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการโอนย้ายครุภัณฑ์

1. สามารถโอนย้ายครุภัณฑ์ที่ยังใช้งานได้ดีให้แก่โรงเรียนในสังกัดเอกชนได้หรือไม่? ตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ 2560 ข้อ 215 (3) การโอนจะสามารถโอนให้แก่ หน่วยงานของรัฐ หรือ องค์การสาธารณกุศล ตามที่รัฐมนตรีประกาศกำหนดในราชกิจจานุเบกษาเท่านั้น โรงเรียนเอกชนทั่วไปที่ดำเนินธุรกิจเพื่อหากำไรไม่ถือเป็นหน่วยงานของรัฐหรือองค์การสาธารณกุศล จึงไม่สามารถทำการโอนพัสดุให้โดยตรงได้ เว้นแต่จะใช้วิธีการจำหน่ายด้วยวิธีขายทอดตลาดหรือวิธีอื่น ๆ ตามที่ระเบียบกำหนด

2. หากลืมแจ้งเจ้าหน้าที่พัสดุเมื่อโอนย้ายครุภัณฑ์ภายในหน่วยงาน จะมีบทลงโทษอย่างไร? แม้จะไม่มีบทลงโทษทางอาญาโดยตรง แต่ความบกพร่องนี้จะส่งผลให้ทรัพย์สินอยู่ในสถานะชำรุด สูญหาย หรือหาตัวตนไม่พบเมื่อมี การตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี หากผู้ตรวจสอบภายในหรือ สตง. ตรวจพบว่าสินทรัพย์หายไปจากตำแหน่งเดิมโดยไม่มีหลักฐานการโอนย้ายที่ถูกต้อง เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบครุภัณฑ์เครื่องนั้นอาจต้องถูกตั้งกรรมการสอบสวนข้อเท็จจริงเกี่ยวกับพัสดุสูญหาย และอาจต้องชดใช้ค่าเสียหายทางละเมิดแก่หน่วยงานรัฐ

3. การโอนย้ายครุภัณฑ์ที่ได้มาจากการรับบริจาค สามารถโอนต่อให้หน่วยงานอื่นได้ไหม? โอนได้ แต่ต้องตรวจสอบเงื่อนไขหรือวัตถุประสงค์ของผู้บริจาคเดิมก่อนว่ามีข้อห้ามในการโอนย้ายหรือระบุข้อจำกัดในการใช้งานไว้เฉพาะเจาะจงหรือไม่ หากไม่มีข้อห้ามและครุภัณฑ์นั้นหมดความจำเป็นต่อหน่วยงานเราแล้ว ก็สามารถดำเนินการโอนย้ายให้เกิดประโยชน์ต่อสาธารณะตามระเบียบพัสดุ 2560 ได้เช่นเดียวกับพัสดุที่จัดซื้อด้วยเงินงบประมาณ

จัดการโอนย้ายและติดตามตำแหน่งครุภัณฑ์ได้ง่ายในพริบตาด้วย Flowrix หมดปัญหาครุภัณฑ์หาย หาไม่เจอ หรือลืมอัปเดตทะเบียนคุมเมื่อมีการโยกย้ายแผนก ระบบบริหารพัสดุดิจิทัล Flowrix ช่วยให้การโอนย้ายครุภัณฑ์ภายในทำได้ง่ายผ่านระบบออนไลน์ เพียงสแกน QR Code ครุภัณฑ์ บนสมาร์ทโฟนเพื่อระบุตำแหน่งใหม่และเปลี่ยนชื่อผู้ดูแลรับผิดชอบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในทะเบียนคุมและประวัติการโอนย้ายโดยอัตโนมัติ พร้อมรองรับการพิมพ์หนังสือส่งมอบ-รับมอบสำหรับการโอนย้ายภายนอก และเชื่อมต่อข้อมูลค่าเสื่อมราคาสะสมไปยังฝ่ายบัญชีได้อย่างสมบูรณ์แบบ เริ่มต้นยกระดับการจัดการครุภัณฑ์อย่างมืออาชีพกับ Flowrix วันนี้ →