แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี คืออะไร? แนวทางการจัดทำและขั้นตอนปฏิบัติภาครัฐตามระเบียบพัสดุ 2560

ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หนึ่งในหัวใจสำคัญที่ช่วยส่งเสริมความโปร่งใสและเปิดโอกาสให้ผู้ประกอบการทั่วไปเข้าถึงข้อมูลภาครัฐได้อย่างเท่าเทียมกันก็คือ “แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี” (Annual Procurement Plan)

การวางแผนเป็นขั้นตอนแรกสุดที่มีความสำคัญยิ่งในกระบวนการจัดหาพัสดุ หากปราศจากการวางแผนที่ดี การดำเนินงานในขั้นต่อไป เช่น การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะ (TOR) การตรวจรับพัสดุ หรือแม้กระทั่งการควบคุมเบิกจ่ายผ่าน ใบเบิกพัสดุ ก็อาจจะติดขัด ล่าช้า หรือไม่สอดคล้องกับความต้องการที่แท้จริงขององค์กร บทความนี้จะชวนเจ้าหน้าที่พัสดุและผู้เกี่ยวข้องมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี แนวทางปฏิบัติที่ถูกต้องตามกฎหมาย และข้อยกเว้นต่าง ๆ ที่ควรรู้

สารบัญ

• แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
• ข้อยกเว้นการจัดซื้อจัดจ้างที่ไม่ต้องประกาศแผนประจำปี
• ตารางเปรียบเทียบ: การจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องทำแผน vs ได้รับยกเว้น
• ขั้นตอนการจัดทำและเผยแพร่แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี
• การแก้ไขกรณีแผนจัดซื้อจัดจ้างมีการเปลี่ยนแปลง
• คำถามที่พบบ่อย

แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร

แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี คือ เอกสารรายละเอียดที่รวบรวมรายการจัดซื้อจัดจ้างสินค้า งานบริการ งานจ้างก่อสร้าง หรือจ้างที่ปรึกษา ที่หน่วยงานภาครัฐวางแผนจะดำเนินการจัดหาตลอดปีงบประมาณนั้น ๆ โดยกฎหมายกำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดทำแผนนี้และประกาศเผยแพร่ต่อสาธารณะ เพื่อให้เกิดความโปร่งใส ป้องกันการทุจริต และกระตุ้นให้เกิดการแข่งขันอย่างเสรีและเป็นธรรม

ความสำคัญของการจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี ได้แก่:

1. ส่งเสริมความโปร่งใสตามหลักสากล: การเปิดเผยข้อมูลล่วงหน้าช่วยลดโอกาสการเอื้อประโยชน์ให้แก่ผู้ประกอบการรายใดรายหนึ่ง (ล็อคสเปก) และทำให้ประชาชนทั่วไปสามารถเข้ามามีส่วนร่วมในการตรวจสอบได้
2. ช่วยให้ผู้ประกอบการวางแผนธุรกิจได้ดีขึ้น: เมื่อผู้ประกอบการทราบล่วงหน้าว่าหน่วยงานภาครัฐต้องการซื้ออะไร ในช่วงเวลาใด จะช่วยให้สามารถเตรียมความพร้อมด้านการผลิต วัตถุดิบ และเอกสารเสนอราคาได้ทันท่วงที ส่งผลให้ภาครัฐได้สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพในราคาที่คุ้มค่าที่สุด
3. การควบคุมงบประมาณและการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ: แผนนี้ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดกระบวนการจัดหาพัสดุแบบฉุกเฉินซึ่งมีราคาสูง นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถวางแผนตัดสต็อกและบันทึกข้อมูลในระบบ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ได้อย่างเป็นระบบ
4. เป็นหลักฐานสำหรับการสืบค้นและตรวจสอบทางกฎหมาย: หน่วยงานตรวจสอบ เช่น สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) จะใช้แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปีเป็นจุดอ้างอิงเริ่มต้นในการประเมินประสิทธิภาพการใช้จ่ายงบประมาณของหน่วยงาน

ข้อยกเว้นการจัดซื้อจัดจ้างที่ไม่ต้องประกาศแผนประจำปี

แม้ว่าพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560 จะกำหนดให้หน่วยงานรัฐต้องทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี แต่ก็มีข้อยกเว้นสำหรับบางกรณีที่มีความจำเป็นเร่งด่วน หรือมีข้อจำกัดด้านความมั่นคง โดยไม่ต้องจัดทำและประกาศเผยแพร่แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี ดังนี้:

• กรณีจำเป็นเร่งด่วน: หากเกิดอุบัติภัยทางธรรมชาติ โรคระบาดร้ายแรง หรือภัยพิบัติฉุกเฉินที่ไม่ได้คาดหมายไว้ล่วงหน้า และจำเป็นต้องดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างทันทีเพื่อป้องกันความเสียหายต่อรัฐหรือประชาชน
• วงเงินจัดซื้อจัดจ้างไม่เกินที่กำหนดในกฎกระทรวง: ปัจจุบันกฎหมายยกเว้นโครงการที่มีวงเงินไม่เกิน 500,000 บาท ไม่จำเป็นต้องทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี
• งานจัดซื้อจัดจ้างที่เกี่ยวกับความมั่นคงของชาติ: โครงการที่เกี่ยวข้องกับความมั่นคงทางทหาร ความลับของราชการ หรือการป้องกันประเทศที่ห้ามเผยแพร่สู่สาธารณะ
• งานเฉพาะกิจที่ได้รับความร่วมมือกับต่างประเทศ: การจัดซื้อจัดจ้างตามเงื่อนไขของสัญญาเงินกู้ หรือทุนช่วยเหลือจากสถาบันการเงินระหว่างประเทศหรือต่างประเทศที่มีข้อตกลงเฉพาะตัว
• งานที่มีผู้ผลิตหรือผู้ให้บริการรายเดียวในตลาด (Exclusive Vendor): กรณีที่เป็นทรัพย์สินทางปัญญา ลิขสิทธิ์ หรือสินค้าที่เฉพาะเจาะจงอย่างยิ่งจนไม่สามารถทดแทนด้วยแบรนด์อื่นได้ และมีความจำเป็นต้องจัดซื้อจากตัวแทนจำหน่ายรายเดียวนั้นโดยตรง

ตารางเปรียบเทียบ: การจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องทำแผน vs ได้รับยกเว้น

เพื่อความชัดเจนในการปฏิบัติงานของฝ่ายพัสดุ ตารางด้านล่างแสดงการเปรียบเทียบเงื่อนไขและกระบวนการจัดการแผนจัดซื้อจัดจ้าง:

ขั้นตอนการจัดทำและเผยแพร่แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี

การจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปีประกอบด้วยกระบวนการมาตรฐานที่ดำเนินการอย่างเป็นขั้นเป็นตอน เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกต้องและสอดคล้องกับพ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐฯ:

1. รวบรวมข้อมูลความต้องการของหน่วยงาน

เมื่อหน่วยงานได้รับความเห็นชอบกรอบวงเงินงบประมาณรายจ่ายประจำปีจากฝ่ายนิติบัญญัติหรือองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นแล้ว เจ้าหน้าที่พัสดุจะประสานไปยังกลุ่มงานต่าง ๆ เพื่อขอข้อมูลรายการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดที่ต้องการดำเนินการในปีงบประมาณถัดไป

2. ร่างแผนจัดซื้อจัดจ้างและตรวจสอบวงเงิน

ฝ่ายพัสดุนำข้อมูลความต้องการมาตรวจสอบความเหมาะสมของราคากลาง วงเงินงบประมาณ และจำแนกตามความเร่งด่วน โดยตรวจสอบว่าโครงการใดมีมูลค่าเกินกว่า 500,000 บาทที่จะต้องนำเข้าแผนบ้าง

3. เสนอขออนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ

เมื่อร่างแผนจัดซื้อจัดจ้างเสร็จสมบูรณ์ ฝ่ายพัสดุจะทำบันทึกข้อความเสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ (เช่น อธิบดี, ผู้ว่าราชการจังหวัด, หรือผู้อำนวยการ) เพื่อพิจารณาลงนามอนุมัติเห็นชอบแผนจัดซื้อจัดจ้างดังกล่าว

4. ประกาศเผยแพร่สู่สาธารณะ

หลังจากได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว กฎหมายกำหนดให้หน่วยงานรัฐต้องประกาศเผยแพร่แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปีใน 3 ช่องทางหลัก ดังนี้:

• ระบบเครือข่ายสารสนเทศของกรมบัญชีกลาง (ระบบ e-GP)
• เว็บไซต์ของหน่วยงานภาครัฐนั้น ๆ
• ปิดประกาศ ณ สถานที่ปิดประกาศของหน่วยงานของรัฐ

5. การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตามแผน

เมื่อประกาศแผนเป็นเวลาตามที่กำหนดแล้ว ฝ่ายพัสดุจึงจะเริ่มกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การประกาศร่าง TOR ประกาศเชิญชวนเสนอราคา และดำเนินขั้นต่อไปจนถึง การตรวจรับพัสดุ ในลำดับถัดไป

การแก้ไขกรณีแผนจัดซื้อจัดจ้างมีการเปลี่ยนแปลง

ในทางปฏิบัติ บ่อยครั้งที่แผนจัดซื้อจัดจ้างต้องปรับเปลี่ยนเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ การปรับขนาดโครงการ หรือการเลื่อนกำหนดเวลาการจัดซื้อ หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถดำเนินการแก้ไขผ่านสองวิธีหลัก ดังนี้:

1. การเปลี่ยนแปลงแผน (Modification): กรณีที่มีการเปลี่ยนหัวข้อโครงการ วงเงินงบประมาณ หรือเปลี่ยนกำหนดเวลาจัดซื้อจัดจ้างในสาระสำคัญ ให้ฝ่ายพัสดุทำบันทึกเสนองานขอแก้ไขแผน และนำประกาศเผยแพร่ฉบับแก้ไขในระบบ e-GP และเว็บไซต์หน่วยงานอีกครั้ง
2. การยกเลิกแผน (Cancellation): กรณีที่โครงการนั้นไม่ได้รับงบประมาณสนับสนุนแล้ว หรือไม่มีความจำเป็นต้องจัดหาพัสดุรายการนั้นอีกต่อไป ให้ทำเรื่องขอยกเลิกแผนจัดซื้อจัดจ้างดังกล่าวเพื่อคืนงบประมาณเข้าคลังของหน่วยงานต่อไป

การละเลยไม่จัดทำแผน หรือไม่มีการจัดทำแผนตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในกฎหมาย อาจส่งผลให้การจัดซื้อจัดจ้างครั้งนั้นไม่ชอบด้วยกฎหมาย และอาจถูกปฏิเสธการจ่ายเงินงบประมาณจากหน่วยงานคลังได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี

1. หากยังไม่รู้กรอบงบประมาณที่ชัดเจน สามารถเริ่มจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้างล่วงหน้าได้หรือไม่? ได้และควรทำเป็นอย่างยิ่ง โดยปกติแล้วฝ่ายพัสดุควรเริ่มจัดเตรียมข้อมูลและร่างแผนจัดซื้อจัดจ้างในลักษณะของ “ร่างแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี” ไว้ก่อนล่วงหน้า และเมื่อทางสำนักงบประมาณหรือผู้มีอำนาจประกาศงบประมาณทางการออกมาแล้ว จึงค่อยปรับปรุงตัวเลขให้ตรงและเสนอขออนุมัติอย่างเป็นทางการ เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน

2. มีการยกเว้นให้จัดซื้อจัดจ้างโดยไม่ต้องทำแผนในระบบ e-GP สำหรับโครงการต่ำกว่า 5 แสนบาท แล้วทำไมบางหน่วยงานยังต้องลงระบบ e-GP? การยกเว้นตามกฎหมายคือไม่ต้องนำส่งแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปีขึ้นระบบเพื่อประกาศเผยแพร่แก่บุคคลภายนอก แต่ในกระบวนการจัดซื้อจริง ๆ แม้โครงการจะมีมูลค่าต่ำกว่า 500,000 บาท เจ้าหน้าที่พัสดุก็ยังต้องเข้าไปสร้างโครงการและบันทึกขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างตามกระบวนการวิธีเฉพาะเจาะจงในระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลางตามปกติ เพื่อรับเลขที่โครงการและพิมพ์รายงานสำหรับเบิกจ่ายเงิน

3. การควบคุมแผนจัดซื้อจัดจ้างด้วยระบบดิจิทัลดีกว่ากระดาษอย่างไร? การติดตามแผนบนกระดาษหรือ Excel มักเกิดปัญหาการอัปเดตไม่ทันเวลา ข้อมูลไม่ลิงก์กับประวัติการเบิกจ่ายสินค้า หรือเช็ควงเงินงบประมาณคงเหลือไม่ได้แบบเรียลไทม์ การนำซอฟต์แวร์บริหารงานพัสดุเข้ามาบูรณาการ จะทำให้ฝ่ายพัสดุสามารถนำข้อมูลจากประวัติ ใบเบิกพัสดุ ในอดีตมาช่วยคำนวณความต้องการของพัสดุได้อย่างแม่นยำ พร้อมทั้งแจ้งเตือนเมื่อวงเงินของโครงการเข้าใกล้เปรียบเทียบกับงบประมาณที่วางไว้ ช่วยให้ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากการถูกทักท้วงโดยหน่วยงานตรวจสอบ

บริหารแผนจัดซื้อจัดจ้างและทรัพย์สินภาครัฐอย่างโปร่งใส ไร้กังวล ด้วย Flowrix ลดความยุ่งยากในขั้นตอนการวางแผนและติดตามสถานะจัดซื้อจัดจ้าง Flowrix ช่วยรวบรวมประวัติความต้องการใช้วัสดุจากระบบเบิกจ่ายจริงย้อนหลังมาแปลงเป็นแผนจัดซื้อประจำปีได้อย่างแม่นยำ พร้อมรายงานงบประมาณที่เหลืออยู่แบบเรียลไทม์ และรองรับการทำงานเชื่อมโยงกับทะเบียนคุมสินทรัพย์ดิจิทัล ช่วยให้องค์กรของคุณปฏิบัติตาม พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างฯ พ.ศ. 2560 ได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และปลอดภัย สนใจยกระดับการทำงานด้านพัสดุของคุณด้วย Flowrix คลิกที่นี่เลย →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กระทรวงการคลัง
• คู่มือแนวทางการทำแผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปีตามระบบ e-GP — กรมบัญชีกลาง
• กฎกระทรวงกำหนดวงเงินการจัดซื้อจัดจ้างและพัสดุที่ได้รับยกเว้น — กรมบัญชีกลาง