ขั้นตอนการตรวจรับพัสดุภาครัฐ ตามระเบียบพัสดุ 2560 ที่เจ้าหน้าที่ต้องรู้

ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ เมื่อผ่านขั้นตอนการวางแผน การคัดเลือกผู้เสนอราคา จนกระทั่งลงนามในสัญญาจัดซื้อจัดจ้างเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนถัดมาที่เป็นสะพานเชื่อมโยงระหว่างผู้ขายกับหน่วยงานรัฐก็คือ “การตรวจรับพัสดุ” ซึ่งเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญและละเอียดอ่อนที่สุดในกระบวนการบริหารพัสดุ

การตรวจรับพัสดุไม่ใช่เพียงแค่การนับจำนวนของให้ครบ แต่เป็นกระบวนการทางกฎหมายที่คณะกรรมการที่ได้รับการแต่งตั้งจะต้องตรวจสอบพัสดุหรืองานจ้างให้ตรงตามข้อตกลงในสัญญา ทั้งด้านปริมาณ คุณภาพ และระยะเวลาที่กำหนด หากกรรมการปฏิบัติหน้าที่บกพร่อง ไม่เพียงแต่จะส่งผลเสียต่อหน่วยงานราชการเท่านั้น แต่อาจนำไปสู่การถูกตั้งกรรมการสอบสวนทางวินัยและละเมิด หรือแม้แต่ความผิดทางอาญาฐานปฏิบัติหน้าที่โดยมิชอบได้

บทความนี้สรุปรายละเอียด หลักเกณฑ์ วิธีการ และกรอบเวลาในการตรวจรับพัสดุตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุและผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการตรวจรับสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมั่นใจ

สารบัญ

• การตรวจรับพัสดุคืออะไร และทำไมต้องให้ความสำคัญ
• การแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ใครเป็นได้บ้าง
• หน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ตามระเบียบข้อ 175
• ตารางกรอบเวลาและหลักเกณฑ์การตรวจรับพัสดุ
• ขั้นตอนการดำเนินการตรวจรับและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
• คำถามที่พบบ่อย

การตรวจรับพัสดุคืออะไร และทำไมต้องให้ความสำคัญ

การตรวจรับพัสดุ คือ การที่ตัวแทนของหน่วยงานรัฐ (ในรูปของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หรือผู้ตรวจรับพัสดุ) ดำเนินการตรวจสอบพัสดุหรืองานจ้างที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างส่งมอบ ว่ามีรายละเอียดเป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในสัญญาหรือข้อตกลงเป็นหนังสือหรือไม่

การตรวจรับมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารสินทรัพย์ภาครัฐ ด้วยเหตุผลหลักดังนี้:

1. ปกป้องผลประโยชน์ของทางราชการ — เพื่อให้มั่นใจว่าเงินงบประมาณแผ่นดินที่จ่ายไปนั้น ได้รับสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพดี ตรงตามรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ (Specification) ที่กำหนดไว้จริง
2. เป็นเงื่อนไขในการเบิกจ่ายเงิน — ตามระเบียบการเงินการบัญชีภาครัฐ การที่หน่วยงานราชการจะทำการเบิกจ่ายเงินให้แก่คู่สัญญาได้นั้น จะต้องมี “ใบตรวจรับพัสดุ” เป็นหลักฐานสำคัญแสดงว่าได้มีการส่งมอบและรับมอบงานอย่างถูกต้องแล้ว
3. การเข้าสู่ระบบทะเบียนสินทรัพย์ — พัสดุหรือครุภัณฑ์ที่ผ่านการตรวจรับเรียบร้อยแล้ว จะถูกส่งมอบต่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุเพื่อทำการลงบันทึกใน ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ ประจำปีงบประมาณต่อไป
4. ความรับผิดชอบทางกฎหมาย — การลงลายมือชื่อในใบตรวจรับพัสดุเป็นสัญญลักษณ์แสดงว่าอำนาจในการครอบครองพัสดุได้โอนย้ายมาเป็นของหลวงอย่างเป็นทางการแล้ว หากพัสดุชำรุดบกพร่องภายหลังโดยที่กรรมการไม่ได้ตรวจสอบให้ดี กรรมการต้องร่วมกันรับผิดชอบ

การแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ใครเป็นได้บ้าง

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ข้อ 25 กำหนดให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุขึ้นมาดำเนินการ โดยทั่วไปจะมีลักษณะดังนี้:

1. องค์ประกอบของคณะกรรมการ

• กรณีจัดซื้อจัดจ้างทั่วไป: ประกอบด้วย ประธานกรรมการ 1 คน และกรรมการอย่างน้อย 2 คน (รวมเป็นอย่างน้อย 3 คน) โดยปกติจะแต่งตั้งจากข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ หรือพนักงานของหน่วยงานนั้นๆ
• กรณีวงเงินเล็กน้อย: สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท หัวหน้าหน่วยงานของรัฐจะแต่งตั้งบุคคลใดบุคคลหนึ่งเป็น “ผู้ตรวจรับพัสดุ” เพียงคนเดียวปฏิบัติหน้าที่แทนคณะกรรมการก็ได้
• บุคคลภายนอก: ในกรณีที่งานนั้นมีความจำเป็นเฉพาะทางหรือไม่มีผู้ชำนาญการในหน่วยงาน สามารถแต่งตั้งบุคคลภายนอกที่ไม่มีตำแหน่งในหน่วยงานเข้าร่วมเป็นกรรมการได้ (โดยแต่งตั้งได้ไม่เกิน 2 คน)

2. คุณสมบัติและข้อห้ามที่สำคัญ

• ห้ามแต่งตั้งซ้ำซ้อน: ห้ามแต่งตั้งเจ้าหน้าที่พัสดุหรือผู้มีหน้าที่จัดหาพัสดุในโครงการนั้นๆ เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุ (เว้นแต่กรณีจัดซื้อจัดจ้างวงเงินไม่เกิน 100,000 บาท หรือมีความจำเป็นพิเศษ) เพื่อแยกแยะหน้าที่การจัดหาและการตรวจรับออกจากกันเพื่อความโปร่งใส
• ผู้ควบคุมงานจ้าง: ในงานจ้างก่อสร้าง ผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นผู้ควบคุมงานจ้าง จะต้องไม่เป็นกรรมการตรวจรับพัสดุในโครงการเดียวกัน

หน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ตามระเบียบข้อ 175

คณะกรรมการตรวจรับพัสดุมีบทบาทหน้าที่ตามกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดตามระเบียบข้อ 175 (สำหรับการซื้อหรือจ้างทั่วไป) ดังนี้:

1. ตรวจรับพัสดุ ณ สถานที่ที่กำหนด — กรรมการต้องทำการตรวจรับพัสดุ ณ สถานที่ที่ระบุไว้ในสัญญาหรือข้อตกลง (เช่น ณ ที่ทำการของหน่วยงาน หรือสถานที่ติดตั้งหน้างานจริง)
2. ตรวจสอบรายละเอียดให้ตรงตามสัญญา — ทำการตรวจสอบประเภท ยี่ห้อ รุ่น ขนาด ปริมาณ และคุณลักษณะเฉพาะ รวมถึงงานจ้างหรือบริการให้ตรงตามรายละเอียดและภาพวาดในสัญญาอย่างละเอียด
3. ทดสอบการใช้งาน (ถ้ามี) — ในกรณีที่ครุภัณฑ์มีความซับซ้อน เช่น เครื่องพิมพ์สามมิติ คอมพิวเตอร์ หรือระบบเครือข่าย กรรมการต้องทำการทดลองเปิดใช้งานหรือทดสอบระบบเพื่อให้แน่ใจว่าพัสดุทำงานได้ตามปกติและมีประสิทธิภาพ
4. ทำใบตรวจรับพัสดุ — เมื่อผลการตรวจรับถูกต้อง ครบถ้วนตามสัญญา ให้ร่วมกันลงชื่อใน “ใบตรวจรับพัสดุ” อย่างน้อย 2 ฉบับ (ให้ผู้ขาย 1 ฉบับ และหน่วยงาน 1 ฉบับ) เพื่อเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐอนุมัติเบิกจ่ายเงินต่อไป
5. รายงานกรณีส่งมอบไม่ถูกต้อง — หากพัสดุที่ส่งมอบไม่ตรงตามสเปก ส่งของขาด หรือเกินกำหนดเวลา คณะกรรมการต้องแจ้งผู้ขายทันทีและทำรายงานเสนอหัวหน้าหน่วยงานเพื่อดำเนินการปรับหรือบอกเลิกสัญญาตามกฎหมาย

ตารางกรอบเวลาและหลักเกณฑ์การตรวจรับพัสดุ

กรอบเวลาในการตรวจรับพัสดุถูกกำหนดไว้เพื่อไม่ให้หน่วยงานราชการประวิงเวลาในการตรวจรับ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายแก่ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง โดยกรมบัญชีกลางมีหลักเกณฑ์ระยะเวลาการปฏิบัติงานของคณะกรรมการดังนี้:

หมายเหตุ: ในกรณีที่คณะกรรมการไม่สามารถดำเนินการตรวจรับให้แล้วเสร็จภายในเวลาที่กำหนดได้ จะต้องจัดทำหนังสือชี้แจงเหตุผลความล่าช้าเสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อขอขยายเวลาการตรวจรับ

ขั้นตอนการดำเนินการตรวจรับและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เพื่อให้การทำงานสอดคล้องกับระเบียบพัสดุและเป็นระบบ กระบวนการตรวจรับของหน่วยงานสามารถสรุปเป็นขั้นตอนและแผนภูมิได้ดังนี้:

graph TD
    A[ผู้ขายส่งมอบพัสดุพร้อมเอกสาร] --> B[เจ้าหน้าที่พัสดุลงรับและเสนอประธานกรรมการ]
    B --> C[คณะกรรมการนัดตรวจรับพัสดุ ณ สถานที่ส่งมอบ]
    C --> D{ผลการตรวจรับถูกต้อง?}
    D -- ใช่ --> E[กรรมการลงนามใบตรวจรับพัสดุ]
    D -- ไม่ใช่ --> F[ทำรายงานชี้แจงปฏิเสธการรับ/แจ้งให้แก้ไข]
    E --> G[เจ้าหน้าที่พัสดุลงทะเบียนคุมและทำเรื่องเบิกจ่าย]
    F --> H[ผู้ขายดำเนินการแก้ไข/ส่งมอบใหม่ภายในกำหนด]
    H --> C

รายละเอียดขั้นตอนปฏิบัติ:

1. การรับหนังสือส่งมอบงาน: เมื่อคู่สัญญาส่งมอบพัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุจะลงรับเอกสารและส่งต่อให้ประธานคณะกรรมการตรวจรับทันทีเพื่อกำหนดวันตรวจนับ
2. การตรวจเช็คทางกายภาพและเทคนิค: กรรมการจะทำการเปิดกล่องหรือตรวจดูพัสดุเทียบกับใบสเปกแนบท้ายสัญญา หากเป็นครุภัณฑ์ คอมพิวเตอร์ หรือเครื่องจักร ต้องมีการเปิดทดสอบการใช้งานจริง และถ่ายภาพหรือบันทึกภาพประกอบเป็นหลักฐานการตรวจรับ
3. การลงนามและส่งมอบงานบัญชี: เมื่อคณะกรรมการเห็นพ้องต้องกันว่าพัสดุถูกต้องครบถ้วนแล้ว จะลงชื่อร่วมกันในใบตรวจรับพัสดุ จากนั้นเจ้าหน้าที่พัสดุจะนำเอกสารดังกล่าวไปจัดทำเลขครุภัณฑ์และกรอก ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ก่อนจะส่งเรื่องให้งานการเงินเพื่อโอนเงินชำระค่าสินค้าต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

1. หากของที่ผู้ขายนำมาส่งดีกว่าสเปกที่กำหนดไว้ในสัญญา คณะกรรมการสามารถตรวจรับได้ทันทีหรือไม่? ตามระเบียบพัสดุ หากพัสดุที่ส่งมอบมีคุณลักษณะ “ดีกว่า” หรือ “เป็นประโยชน์ต่อราชการมากกว่า” ที่ระบุไว้ในสัญญา คณะกรรมการตรวจรับไม่สามารถตัดสินใจรับไว้ได้เองทันที แต่จะต้องทำรายงานความเห็นเสนอหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเพื่อขออนุมัติแก้ไขสัญญาจัดซื้อจัดจ้างก่อน จึงจะทำการตรวจรับอย่างเป็นทางการได้

2. หากกรรมการบางท่านไม่ยอมลงชื่อตรวจรับเพราะเห็นว่าพัสดุไม่ตรงสเปก แต่เสียงส่วนใหญ่เห็นชอบให้รับได้ จะต้องดำเนินการอย่างไร? ตามหลักการประชุมและการพิจารณาของคณะกรรมการ มติของคณะกรรมการจะยึดเสียงส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม กรรมการเสียงข้างน้อยที่ไม่เห็นชอบห้ามถูกบังคับให้ลงชื่อตรวจรับ โดยกรรมการท่านนั้นจะต้องทำ “บันทึกความเห็นแย้ง” เป็นลายลักษณ์อักษรชี้แจงเหตุผลที่ไม่ยอมรับมอบพัสดุแนบไปพร้อมกับรายงานตรวจรับของคณะกรรมการ เพื่อเสนอต่อหัวหน้าหน่วยงานของรัฐเป็นผู้พิจารณาตัดสินชี้ขาด

3. หากพัสดุเสียหายหลังจากตรวจรับไปแล้ว แต่ยังอยู่ในระยะรับประกัน (Warranty) ใครต้องเป็นคนรับผิดชอบ? เมื่อใบตรวจรับพัสดุผ่านการลงนามและอนุมัติแล้ว ความรับผิดชอบในตัวทรัพย์สินจะตกเป็นของหน่วยงานรัฐทันที อย่างไรก็ตาม หากความเสียหายนั้นเกิดจากความชำรุดบกพร่องของตัวสินค้าเองและอยู่ภายใต้เงื่อนไขการรับประกันคุณภาพ เจ้าหน้าที่พัสดุต้องดำเนินการแจ้งผู้ขายให้เข้ามาซ่อมแซมหรือเปลี่ยนเครื่องใหม่ตามเงื่อนไขการค้ำประกันสัญญา โดยแจ้งทันทีที่พบความเสียหาย

เปลี่ยนงานตรวจรับและการจัดการคลังพัสดุที่ยุ่งยากให้เป็นระบบอัตโนมัติ ด้วยระบบบริหารพัสดุดิจิทัล Flowrix ที่มีเครื่องมืออำนวยความสะดวกในการตรวจรับพัสดุออนไลน์ คณะกรรมการสามารถตรวจเช็คสเปกผ่านสมาร์ทโฟน ถ่ายภาพแนบรายงานการตรวจรับในระบบ และส่งเรื่องตรวจรับผ่านระบบไปยังเจ้าหน้าที่บัญชีเพื่อทำเรื่องเบิกจ่ายได้ทันที พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลเข้ากับระบบ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ และคำนวณ ค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์ โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใสให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ดูรายละเอียดระบบบริหารพัสดุอัจฉริยะ Flowrix →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กระทรวงการคลัง
• คู่มือแนวทางการปฏิบัติตาม พ.ร.บ. จัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ — กองการพัสดุภาครัฐ กรมบัญชีกลาง