การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ คืออะไร? สรุปขั้นตอนและวิธีการตามกฎหมายพัสดุ 2560

การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐเป็นกลไกสำคัญในการบริหารราชการแผ่นดินและการพัฒนาประเทศในทุกระดับ เนื่องจากงบประมาณแผ่นดินจำนวนมหาศาลในแต่ละปีจะถูกนำมาใช้จ่ายผ่านกระบวนการนี้ เพื่อจัดหาพัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดิน สิ่งก่อสร้าง และบริการต่าง ๆ มาใช้ในการอำนวยความสะดวกและให้บริการประชาชน

สำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุภาครัฐและผู้ประกอบการภาคเอกชนที่ต้องการร่วมงานกับรัฐ การทำความเข้าใจเกี่ยวกับ “การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ” อย่างถูกต้องตาม พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง บทความนี้จะสรุปทุกประเด็นสำคัญ ตั้งแต่นิยาม หลักการ วิธีการจัดซื้อจัดจ้าง ไปจนถึงขั้นตอนการทำงานในระบบ e-GP เพื่อให้คุณปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมั่นใจ

สารบัญ

• การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร
• หลักการสำคัญ 5 ประการของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ
• วิธีการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ 3 รูปแบบตามกฎหมายพัสดุ 2560
• ตารางเปรียบเทียบ: วิธีการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐแบบต่าง ๆ
• ขั้นตอนการดำเนินงานจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบ e-GP
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ

การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไร

การจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (Government Procurement) หมายถึง กระบวนการที่หน่วยงานของรัฐดำเนินการเพื่อจัดหาพัสดุ โดยการซื้อ จ้าง เช่า แลกเปลี่ยน หรือโดยนิติกรรมอื่นที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันตามที่กำหนดในกฎกระทรวง เพื่อตอบสนองต่อภารกิจการทำงานของส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) และหน่วยงานอื่น ๆ ของรัฐ

ความสำคัญของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ได้แก่:

1. ขับเคลื่อนเศรษฐกิจของประเทศ: การใช้จ่ายงบประมาณภาครัฐผ่านการจ้างงาน การจัดซื้อสินค้า และการก่อสร้างโครงสร้างพื้นฐาน ช่วยกระตุ้นระบบเศรษฐกิจและกระจายรายได้สู่ภาคเอกชน
2. รักษาประโยชน์ของแผ่นดิน: การมีระเบียบและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดช่วยควบคุมการใช้จ่ายเงินภาษีของประชาชนให้เป็นไปอย่างประหยัด คุ้มค่า และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อส่วนรวม
3. ลดปัญหาการทุจริตคอร์รัปชัน: กฎหมายการจัดซื้อจัดจ้างฉบับปัจจุบันเน้นความเปิดเผย โปร่งใส และเปิดโอกาสให้มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม เพื่อป้องกันมิให้เกิดการเอื้อประโยชน์แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ

หลักการสำคัญ 5 ประการของการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ

ตามมาตรา 8 แห่งพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 กำหนดให้การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุของหน่วยงานรัฐต้องอยู่ภายใต้หลักการสำคัญ 5 ประการ ดังนี้:

• คุ้มค่า (Value for Money): พัสดุหรือบริการที่จัดหาต้องมีคุณภาพและคุณลักษณะที่ตอบโจทย์การใช้งาน โดยพิจารณาจากราคาที่เหมาะสม ตลอดจนต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน (Life Cycle Cost) ไม่ใช่เพียงราคาเสนอที่ต่ำที่สุดเท่านั้น
• โปร่งใส (Transparency): การดำเนินการทุกขั้นตอนต้องเปิดเผย ข้อมูลข่าวสารเข้าถึงได้ง่าย มีการประกาศประชาสัมพันธ์อย่างทั่วถึง และมีการบันทึกหลักฐานการตัดสินใจที่ตรวจสอบย้อนหลังได้
• มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล (Efficiency & Effectiveness): กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต้องมีการวางแผนล่วงหน้า เช่น การทำ แผนจัดซื้อจัดจ้างประจำปี มีขั้นตอนที่รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และส่งมอบงานได้ทันเวลาตามความต้องการใช้งาน
• ตรวจสอบได้ (Accountability): มีระบบการเก็บข้อมูลการทำรายการอย่างเป็นระบบ มีกลไกการร้องเรียนสำหรับผู้เสนอราคา และพร้อมรับการตรวจสอบจากหน่วยงานควบคุม เช่น สตง. หรือผู้ตรวจเงินแผ่นดิน
• เปิดโอกาสให้มีการแข่งขันอย่างเป็นธรรม (Fair Competition): ต้องกำหนดเงื่อนไขคุณลักษณะเฉพาะ (TOR) ที่เป็นกลาง ไม่กีดกันหรือเอื้อประโยชน์ต่อผู้ประกอบการรายใดรายหนึ่ง (Non-discrimination) และเปิดโอกาสให้ผู้ค้าทุกรายที่มีคุณสมบัติเข้ามาแข่งขันราคาอย่างเท่าเทียม

วิธีการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ 3 รูปแบบตามกฎหมายพัสดุ 2560

พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้าง พ.ศ. 2560 ได้ปฏิรูปรวมวิธีการจัดหาพัสดุให้เหลือเพียง 3 วิธีหลัก เพื่อให้เกิดความชัดเจนและลดความซับซ้อนในการเลือกปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ โดยเรียงลำดับความสำคัญจากวิธีหลักที่ต้องพิจารณาก่อนเป็นอันดับแรกเสมอ ดังนี้:

1. วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไป (Open Bidding)

เป็นวิธีหลักที่กฎหมายกำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องเลือกใช้ก่อนเป็นอันดับแรก โดยเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ประกอบการทุกรายที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไขเข้ายื่นข้อเสนอ วิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบันคือ e-Bidding (การประกวดราคาอิเล็กทรอนิกส์) ผ่านระบบ e-GP ของกรมบัญชีกลาง ซึ่งใช้สำหรับจัดหาพัสดุที่มีวงเงินเกิน 500,000 บาทขึ้นไป และมีคุณลักษณะเฉพาะที่เป็นมาตรฐานทั่วไป

2. วิธีคัดเลือก (Selective Bidding)

ใช้ในกรณีที่หน่วยงานของรัฐไม่สามารถใช้วิธีประกาศเชิญชวนทั่วไปได้ หรือใช้แล้วแต่ไม่มีผู้เสนอราคา โดยเป็นการส่งหนังสือเชิญชวนไปยังผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการโดยตรงไม่น้อยกว่า 3 ราย เพื่อให้เข้ามายื่นข้อเสนอ โดยมีเงื่อนไขตามที่กฎหมายกำหนด เช่น พัสดุที่มีลักษณะเฉพาะตัว มีความซับซ้อน หรือจำเป็นต้องใช้ช่างฝีมือผู้เชี่ยวชาญโดยเฉพาะ

3. วิธีเฉพาะเจาะจง (Direct Contracting)

เป็นวิธีจัดซื้อจัดจ้างที่มีวงเงินขนาดเล็ก หรือมีเหตุจำเป็นเร่งด่วนตามที่กฎหมายกำหนด โดยหน่วยงานของรัฐสามารถเจรจาตกลงราคากับผู้ประกอบการรายใดรายหนึ่งที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้โดยตรง วิธีการที่นิยมใช้มากที่สุดคือ วิธีตกลงราคาตามวงเงิน สำหรับการจัดซื้อจัดจ้างที่วงเงินไม่เกิน 500,000 บาท หรือในกรณีเร่งด่วนอันเนื่องมาจากภัยพิบัติธรรมชาติ หรือต้องจัดซื้อพัสดุที่เป็นลิขสิทธิ์เฉพาะที่ไม่สามารถทดแทนได้

ตารางเปรียบเทียบ: วิธีการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐทั้ง 3 รูปแบบ

เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่พัสดุและผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจความแตกต่างและเงื่อนไขของแต่ละวิธีได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ตารางด้านล่างนี้เปรียบเทียบรายละเอียดสำคัญของกระบวนการจัดหาพัสดุทั้ง 3 วิธี:

ขั้นตอนการดำเนินงานจัดซื้อจัดจ้างผ่านระบบ e-GP

ระบบ e-GP (Electronic Government Procurement) ของกรมบัญชีกลาง คือ หัวใจสำคัญของการควบคุมและบริหารการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐยุคใหม่ โดยขั้นตอนการปฏิบัติงานหลักสำหรับเจ้าหน้าที่พัสดุมีรายละเอียดดังนี้:

1. การเตรียมโครงการและจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้าง: เจ้าหน้าที่พัสดุต้องจัดทำแผนเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐเพื่อขออนุมัติ และประกาศเผยแพร่ในระบบ e-GP และเว็บไซต์ของหน่วยงานก่อนเริ่มดำเนินงาน
2. จัดทำร่างขอบเขตของงาน (TOR): กำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะของพัสดุ (Specifications) ราคากลาง และเกณฑ์การพิจารณาตัดสินผลการคัดเลือก
3. อนุมัติรายงานขอซื้อขอจ้าง: เสนอขออนุมัติจัดโครงการจัดซื้อจัดจ้างต่อหัวหน้าหน่วยงานราชการ พร้อมแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ
4. ประกาศเชิญชวนและเสนอราคา: ระบบ e-GP จะทำหน้าที่ประกาศเชิญชวนสาธารณะ ผู้ค้าภาครัฐดาวน์โหลดเอกสารและยื่นเสนอราคาผ่านระบบออนไลน์เพื่อป้องกันการล่วงรู้รายชื่อผู้เสนอราคาล่วงหน้า
5. พิจารณาผลและจัดทำสัญญา: คณะกรรมการดำเนินการตรวจสอบคุณสมบัติ ข้อเสนอทางเทคนิค และราคาของผู้เสนอราคาผ่านระบบ e-GP จากนั้นเสนอหัวหน้าหน่วยงานรัฐอนุมัติสั่งซื้อสั่งจ้าง และจัดทำร่างสัญญาลงนามร่วมกัน
6. การบริหารสัญญาและตรวจรับงาน: เมื่อผู้ขายส่งมอบงาน คณะกรรมการจะทำการ ตรวจรับพัสดุ ให้ถูกต้องครบถ้วนตามรายละเอียดในสัญญา จากนั้นจึงส่งเรื่องเบิกจ่ายเงิน และทำการบันทึกข้อมูลพัสดุเข้าระบบ ทะเบียนคุมครุภัณฑ์ ต่อไป

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ

1. ผู้ประกอบการรายย่อย (SMEs) สามารถเข้าร่วมการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐได้ง่ายขึ้นจริงหรือไม่? จริง ตามกฎกระทรวงฉบับปัจจุบัน มีมาตรการสนับสนุนผู้ประกอบการวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) โดยหน่วยงานของรัฐต้องกำหนดสัดส่วนงบประมาณสำหรับจัดซื้อจัดจ้างสินค้าหรือบริการจาก SMEs ที่จดทะเบียนไว้กับ สสว. ไม่น้อยกว่าร้อยละ 30 ของงบประมาณจัดซื้อจัดจ้าง และให้แต้มต่อด้านราคาแก่ SMEs เพิ่มเติมอีกด้วย

2. หากคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ตรวจพบว่างานส่งมอบไม่ตรงตามข้อกำหนดในสัญญา ควรดำเนินการอย่างไร? คณะกรรมการมีหน้าที่ปฏิเสธการรับมอบพัสดุชิ้นนั้นทันที และต้องทำรายงานเสนอหัวหน้าหน่วยงานเพื่อแจ้งให้ผู้ขายทำการแก้ไขหรือส่งมอบพัสดุใหม่ให้ถูกต้องตามสัญญาภายในเวลาที่กำหนด หากเกินกำหนดเวลาส่งมอบทางหน่วยงานรัฐมีสิทธิ์ปรับตามอัตราค่าปรับรายวันตามสัญญาจัดซื้อจัดจ้าง

3. การยกเลิกโครงการจัดซื้อจัดจ้างสามารถทำได้ในขั้นตอนใดบ้าง และต้องทำอย่างไร? หน่วยงานรัฐสามารถยกเลิกโครงการจัดซื้อจัดจ้างได้ในหลายขั้นตอน เช่น ก่อนขั้นตอนลงนามในสัญญา หากตรวจพบว่าไม่มีผู้ยื่นข้อเสนอที่ถูกต้องตามคุณสมบัติ ข้อเสนอราคาเกินวงเงินงบประมาณที่ตั้งไว้ หรือมีพฤติการณ์ส่อไปในทางไม่โปร่งใส (ฮั้วประมูล) โดยต้องทำหนังสือชี้แจงเหตุผลความจำเป็นและแจ้งให้ผู้เสนอราคาทุกรายทราบผ่านระบบ e-GP

เพิ่มความโปร่งใสและประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐของหน่วยงานคุณด้วย Flowrix จัดการกระบวนการหลังการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุ 2560 ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดด้วย Flowrix แพลตฟอร์มบริหารพัสดุและครุภัณฑ์อัจฉริยะที่ช่วยเชื่อมต่อข้อมูลจากกระบวนการจัดหาเข้าสู่ระบบทะเบียนคุมครุภัณฑ์และบัตรควบคุมพัสดุ (Stock Card) แบบอัตโนมัติ 100% ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน ช่วยให้การตรวจรับ ตรวจนับประจำปี การโอนย้าย และการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์เป็นเรื่องง่ายผ่านสมาร์ทโฟนและคลาวด์ พร้อมรองรับการเบิกพัสดุออนไลน์ที่สะดวกและตรวจสอบได้ทุกเมื่อ เริ่มต้นยกระดับการบริหารสินทรัพย์และพัสดุภาครัฐกับ Flowrix วันนี้ →

แหล่งอ้างอิง

• พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กรมบัญชีกลาง
• ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยอิเล็กทรอนิกส์ (e-GP) — กองการพัสดุภาครัฐ กรมบัญชีกลาง
• ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 — กระทรวงการคลัง
• คู่มือแนวทางการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) — สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (สสว.)