หลักเกณฑ์การยืมพัสดุและครุภัณฑ์ภาครัฐ: ขั้นตอน วิธีปฏิบัติ และแบบฟอร์มตามระเบียบพัสดุ 2560

การปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการหรือหน่วยงานของรัฐ บางครั้งอาจมีความจำเป็นต้องใช้พัสดุ ครุภัณฑ์ หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่หน่วยงานของตนเองไม่มี หรือมีไม่เพียงพอต่อการจัดกิจกรรมหรือปฏิบัติงานชั่วคราว เช่น การจัดงานสัมมนาใหญ่ การลงพื้นที่ปฏิบัติงานพิเศษ หรือการดำเนินงานร่วมกันระหว่างหลายหน่วยงาน ส่งผลให้ต้องมีการ “ยืมพัสดุ” หรือ “ยืมครุภัณฑ์” เกิดขึ้น

เนื่องจากพัสดุและครุภัณฑ์ราชการจัดเป็นทรัพย์สินของทางราชการที่ได้มาจากภาษีของประชาชน การยืมและการส่งคืนจึงไม่สามารถทำได้อย่างอิสระตามความพึงพอใจ แต่ต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ เงื่อนไข และขั้นตอนที่กำหนดไว้ใน ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 หมวด 9 ส่วนที่ 3 (การยืม) ข้อ 207 ถึง ข้อ 214 อย่างเคร่งครัด เพื่อป้องกันความเสียหาย การสูญหาย หรือการเอื้อประโยชน์ส่วนตัว ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อวินัยทางการเงินและทรัพย์สินของรัฐ

ในบทความนี้ เราจะพาเจ้าหน้าที่พัสดุและข้าราชการทุกท่านมาศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับหลักเกณฑ์การยืมพัสดุภาครัฐ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เอกสารที่ต้องใช้ และแนวทางการรับผิดชอบกรณีพัสดุเกิดความชำรุดเสียหาย

สารบัญ

หลักเกณฑ์สำคัญในการยืมพัสดุภาครัฐตามระเบียบพัสดุ 2560
ประเภทของการยืมพัสดุภาครัฐและผู้มีอำนาจอนุมัติ
ขั้นตอนการปฏิบัติในการขอยืมและส่งคืนพัสดุ
ตารางสรุป: เกณฑ์การยืมพัสดุแต่ละประเภทตามระเบียบกระทรวงการคลัง
รายละเอียดสำคัญที่ต้องระบุในใบยืมพัสดุ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการยืมพัสดุภาครัฐ

หลักเกณฑ์สำคัญในการยืมพัสดุภาครัฐตามระเบียบพัสดุ 2560

ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ได้กำหนดกรอบและข้อจำกัดเกี่ยวกับการยืมพัสดุของรัฐไว้อย่างชัดเจน โดยมีหลักการสำคัญดังต่อไปนี้:

เพื่อประโยชน์ของทางราชการเท่านั้น: การยืมพัสดุไม่ว่าจะเป็นการยืมภายในหรือภายนอกหน่วยงาน จะต้องทำไปเพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงานราชการเป็นหลัก ห้ามอนุมัติให้ยืมเพื่อนำไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว หรือเพื่อกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของรัฐเด็ดขาด
ประเภทของพัสดุที่ยืมได้: ตามข้อ 207 ระบุให้ยืมได้เฉพาะ พัสดุประเภทคงรูป (ครุภัณฑ์) เท่านั้น เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์, โปรเจคเตอร์, รถยนต์ราชการ, กล้องถ่ายภาพ ส่วน พัสดุประเภทสิ้นเปลือง (วัสดุ) เช่น กระดาษถ่ายเอกสาร ปากกา น้ำยาทำความสะอาด โดยปกติ ห้ามยืม เว้นแต่เป็นการยืมระหว่างหน่วยงานของรัฐด้วยกันที่มีความจำเป็นเร่งด่วน และผู้ยืมต้องตกลงว่าจะคืนพัสดุประเภท ชนิด และคุณภาพเดียวกัน หรือชดใช้ราคาคืนให้
การส่งคืนภายในกำหนด: ผู้ขอยืมมีหน้าที่ต้องส่งคืนพัสดุที่ยืมไปภายในระยะเวลาที่ตกลงกันไว้ หากไม่มีการกำหนดเวลา ให้รีบส่งคืนทันทีเมื่อเสร็จสิ้นการใช้งาน

ประเภทของการยืมพัสดุภาครัฐและผู้มีอำนาจอนุมัติ

การยืมพัสดุภาครัฐสามารถแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะใหญ่ ตามผู้ยืมและขอบเขตของการใช้งาน ซึ่งมีขั้นตอนและระดับการอนุมัติที่แตกต่างกัน ดังนี้:

1. การยืมพัสดุภายในหน่วยงานเดียวกัน

เป็นการขอยืมใช้อุปกรณ์หรือครุภัณฑ์ชั่วคราวระหว่างกอง สำนัก หรือฝ่ายงาน ภายในหน่วยงานหรือส่วนราชการเดียวกัน เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ขอยืมกล้องถ่ายรูปจากฝ่ายพัสดุ หรือขอยืมเครื่องเสียงจากกองกลางเพื่อใช้จัดงานแถลงข่าว

ผู้มีอำนาจอนุมัติ: หัวหน้าส่วนราชการ หรือหัวหน้าหน่วยงานราชการนั้น ๆ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายตามระเบียบภายในของหน่วยงาน

2. การยืมพัสดุระหว่างหน่วยงานของรัฐ (ต่างส่วนราชการ)

เป็นการยืมพัสดุระหว่างกระทรวง ทบวง กรม หรือองค์การปกครองส่วนท้องถิ่นที่แตกต่างกัน เช่น โรงเรียนสังกัด สพฐ. ขอยืมโต๊ะเก้าอี้และเต็นท์จากเทศบาลในพื้นที่เพื่อจัดงานวันเด็กแห่งชาติ หรือกระทรวงการคลังขอยืมพื้นที่และคอมพิวเตอร์จากกรมศุลกากรในการจัดโครงการฝึกอบรมร่วม

ผู้มีอำนาจอนุมัติ: หัวหน้าหน่วยงานของรัฐผู้เป็นเจ้าของพัสดุ (ผู้ให้ยืม) เป็นผู้อนุมัติ โดยต้องมีการทำหนังสือร้องขอและบันทึกข้อตกลงอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร

ขั้นตอนการปฏิบัติในการขอยืมและส่งคืนพัสดุ

เพื่อให้การดำเนินงานโปร่งใสและสามารถตรวจสอบจากสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน (สตง.) ได้อย่างไม่มีข้อติดขัด เจ้าหน้าที่และผู้ขอยืมต้องปฏิบัติตามกระบวนการดังต่อไปนี้:

1. ขั้นตอนการขอยืมพัสดุ (Borrowing Process)

จัดทำหนังสือขอความอนุเคราะห์หรือใบยืมพัสดุ: ผู้ยืมจัดทำเอกสารระบุรายละเอียดรายการพัสดุที่ต้องการยืม จำนวน วัตถุประสงค์ในการนำไปใช้งาน ระยะเวลาที่ต้องการยืม และกำหนดวันส่งคืน
เสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ: นำเสนอเอกสารต่อหัวหน้าหน่วยงานราชการของผู้ให้ยืมเพื่อพิจารณาอนุมัติ
การตรวจสอบสภาพและมอบส่ง: เมื่อได้รับอนุมัติ เจ้าหน้าที่พัสดุและผู้ยืมต้องร่วมกันตรวจสอบสภาพของพัสดุว่าอยู่ในสภาพดี ใช้งานได้ตามปกติหรือไม่ และลงนามรับสิ่งของ พร้อมทั้งลงบันทึกในบัญชีหรือทะเบียนคุมพัสดุเพื่อระบุสถานะว่า “อยู่ระหว่างการยืม”

2. ขั้นตอนการส่งคืนพัสดุ (Returning Process)

ผู้ยืมส่งคืนสิ่งของ: เมื่อสิ้นสุดการใช้งาน หรือครบกำหนดเวลา ให้ผู้ยืมนำพัสดุมาส่งคืนคลังพัสดุทันที
การตรวจสอบสภาพการคืน: เจ้าหน้าที่พัสดุต้องทำการตรวจสอบสภาพพัสดุที่ส่งคืนอย่างละเอียด
- กรณีปกติ: หากพัสดุอยู่ในสภาพเรียบร้อยดี ให้ลงนามรับคืนและปรับปรุงสถานะในทะเบียนคุมพัสดุ
- กรณีชำรุดเสียหายหรือสูญหาย: ตามระเบียบข้อ 213 กำหนดว่า หากเกิดชำรุดเสียหายจนใช้ราชการไม่ได้ หรือสูญหายไป ให้ผู้ยืมจัดการแก้ไขให้คงสภาพเดิมด้วยค่าใช้จ่ายของตนเอง หรือชดใช้เป็นพัสดุชนิดเดียวกัน หรือชดใช้เป็นเงินตามราคาตลาดหรือราคาหักเสื่อมราคาของทรัพย์สินนั้น
การทวงถามพัราบเมื่อพ้นกำหนด: หากครบกำหนดการยืมแล้วผู้ยืมยังไม่ส่งคืนพัสดุ เจ้าหน้าที่พัสดุมีหน้าที่ต้องจัดทำหนังสือติดตามทวงถามให้ส่งคืนภายใน 7 วันทำการ นับแต่วันที่ครบกำหนด

ตารางสรุป: เกณฑ์การยืมพัสดุแต่ละประเภทตามระเบียบกระทรวงการคลัง

เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถตรวจสอบกฎเกณฑ์ได้อย่างรวดเร็ว ตารางด้านล่างแสดงการสรุปเงื่อนไขสำคัญของการยืมพัสดุราชการตามประเภทต่างๆ:

ประเภทพัสดุ	ผู้ยืมที่ได้รับอนุญาต	วัตถุประสงค์การยืม	เงื่อนไขการส่งคืน	ผู้มีอำนาจอนุมัติ
พัสดุใช้คงรูป (ครุภัณฑ์)	หน่วยงานรัฐเดียวกัน / ต่างหน่วยงานรัฐ	เพื่อประโยชน์ในราชการเท่านั้น	ส่งคืนสิ่งของชิ้นเดิมในสภาพปกติ	หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ (ผู้ให้ยืม)
พัสดุใช้หมดไป (วัสดุ)	เฉพาะระหว่างหน่วยงานของรัฐด้วยกัน	กรณีจำเป็นเร่งด่วนเพื่อใช้ในราชการ	คืนพัสดุชนิด ยี่ห้อ และคุณภาพเดียวกัน หรือชดใช้เป็นราคา	หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ (ผู้ให้ยืม)
พัสดุส่วนตัว (ข้าราชการ/ลูกจ้าง)	ห้ามยืมพัสดุหลวงไปใช้ส่วนตัว	-	-	ไม่อนุมัติทุกกรณี

รายละเอียดสำคัญที่ต้องระบุในใบยืมพัสดุ

การบันทึกเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการป้องกันข้อครหาและทำให้บัญชีคุมพัสดุมีความน่าเชื่อถือ เอกสารใบยืมพัสดุควรระบุสาระสำคัญอย่างชัดเจน ดังนี้:

ข้อมูลผู้ขอยืม: ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง สังกัดหน่วยงาน และข้อมูลการติดต่อ
รายการพัสดุที่ขอยืมอย่างละเอียด: ระบุชื่อพัสดุ ยี่ห้อ รุ่น และหมายเลขครุภัณฑ์ (Asset ID) เพื่อแยกแยะของแต่ละชิ้นได้ถูกต้อง
จำนวนและสภาพของพัสดุขณะยืม: ระบุจำนวน และหมายเหตุสภาพสิ่งของ เช่น “สภาพปกติพร้อมใช้งาน” หรือ “มีรอยขีดข่วนเล็กน้อยด้านหลัง”
ระยะเวลาการยืม: ระบุวันที่เริ่มยืม และวันที่ต้องนำส่งคืนอย่างชัดเจน
คำรับรองของผู้ขอยืม: ข้อความยินยอมที่ระบุว่า “หากพัสดุชิ้นนี้สูญหายหรือชำรุดเสียหายในระหว่างการยืม ข้าพเจ้ายินดีรับผิดชอบซ่อมแซมให้กลับสู่สภาพเดิม หรือชดใช้ทรัพย์สินทดแทนตามราคาท้องตลาด”
ลายมือชื่อ: ประกอบด้วยลายชื่อผู้ขอยืม, ผู้ส่งมอบพัสดุ (เจ้าหน้าที่พัสดุ) และผู้อนุมัติ (หัวหน้าหน่วยงาน)

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการยืมพัสดุภาครัฐ

1. พนักงานราชการหรือลูกจ้าง สามารถเป็นผู้ขอยืมพัสดุหลวงออกไปใช้งานนอกสถานที่ได้หรือไม่? สามารถทำได้ หากเป็นการยืมเพื่อนำไปปฏิบัติราชการตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย โดยต้องมีการเสนอใบยืมพัสดุผ่านหัวหน้างานตามลำดับชั้น และผ่านการพิจารณาอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานราชการอย่างถูกต้อง ทั้งนี้ ผู้ลงนามในใบยืมต้องเป็นผู้รับผิดชอบทรัพย์สินนั้นโดยตรง

2. หากพัสดุที่ยืมไปใช้งานเกิดอุบัติเหตุพังเสียหาย โดยไม่ได้เกิดจากความตั้งใจของผู้ยืม ต้องทำอย่างไร? ตามระเบียบพัสดุ 2560 ข้อ 213 แม้จะไม่เจตนา แต่ผู้ยืมยังคงมีหน้าที่ต้องรับผิดชอบซ่อมแซมให้ทรัพย์สินกลับมาใช้งานได้ตามปกติ หรือจัดหาพัสดุทดแทนที่มียี่ห้อและคุณภาพใกล้เคียงกันมาชดใช้ หรือจ่ายค่าเสียหายตามมูลค่าประเมิน หากเป็นอุบัติเหตุในการปฏิบัติราชการจริง ผู้ยืมสามารถเสนอเรื่องต่อหัวหน้าหน่วยงานพิจารณาผ่อนปรนหรือดำเนินการตามขั้นตอนการจำหน่ายเป็นสูญหายต่อไปได้

3. การขอยืมเครื่องคอมพิวเตอร์พกพา (Notebook) เพื่อทำงานที่บ้าน (Work from Home) ต้องลงบันทึกใบยืมหรือไม่? จำเป็นอย่างยิ่ง การนำทรัพย์สินของทางราชการออกไปใช้งานนอกอาคารสำนักงาน ไม่ว่าจะระยะสั้นหรือระยะยาว จะต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานราชการและมีการลงนามในใบยืมพัสดุ/ใบยืมครุภัณฑ์ทุกครั้ง เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุบันทึกพิกัดของทรัพย์สินในระบบ และไม่เกิดข้อผิดพลาดในการตรวจนับครุภัณฑ์ประจำปี

ยกระดับการจัดการยืม-คืนพัสดุและครุภัณฑ์ภาครัฐด้วย Flowrix ลดความยุ่งยากในขั้นตอนเอกสารและการทวงถามการยืม-คืนพัสดุราชการ ด้วย Flowrix แพลตฟอร์มบริหารงานพัสดุและครุภัณฑ์อัจฉริยะที่ช่วยเชื่อมต่อการทำงานแบบดิจิทัลอย่างสมบูรณ์แบบ รองรับการจัดทำใบยืมพัสดุออนไลน์ ตรวจสอบประวัติการยืม-คืนได้อย่างรวดเร็ว มีระบบส่งข้อความแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อครบกำหนดส่งคืนพัสดุ พร้อมอัปเดตสถานะทรัพย์สินในระบบทะเบียนคุมและตรวจเช็กพิกัดได้แบบเรียลไทม์ ช่วยให้หน่วยงานของคุณก้าวสู่นโยบายไร้กระดาษ (Paperless) และตรวจสอบกับหน่วยงานตรวจสอบภาครัฐได้อย่างมั่นใจ ทดลองใช้งานระบบบริหารพัสดุ Flowrix เพื่อประสิทธิภาพการทำงานวันนี้ →